Ходатайство на премию для сотрудника: как просто и правильно составить документ

Структура и содержание «служебки»

О вознаграждении

Структура «служебки» на премию за хорошую работу:

• В правом верхнем углу указывается кому предназначена записка и от кого, должности и место работы участников. Посередине листа пишется фраза: «Служебная записка».
• Вторым подзаголовком идет фраза «о премировании работника (должность и Ф.И.О.)».
• Основная часть документа с изложением ходатайства и его обоснованием, а также указанием размера выплат.
• Дата составления.
• Должность и подпись лица её составляющего (с расшифровкой).

О лишении премии

Оформляя документ, следует включить:

• «шапку» (с указанием Ф.И.О. и должности адресата);
• название, дату написания, порядковый номер документа в журнале регистрации;
• «тело» – основной текст (с указанием информации о ненадлежащей работе и предложением о лишении премии);
• окончание (с указанием должности составителя и его подписи с расшифровкой).

К служебной записке приложить документы, свидетельствующие о дисциплинарных взысканиях, перечеь которых оформить внизу документа отдельным списком.

Как правильно написать служебную записку

Корректно составленная служебка на премирование — полшага до выдачи заслуженного вознаграждения, на составление записки надо обратить особое внимание. Но если выплаты и так являются составной частью заработной платы, дополнительно просить руководство о поощрении не надо

Если служебная записка о премировании нужна, в ней кратко и по существу:

• перечисляют конкретных работников, кто, по мнению руководства, достоин поощрения;
• описывают «подвиг» сотрудников;
• объясняют его практическое значение для компании.

Для регистрации служебной записки она обязательно должна иметь общеустановленные реквизиты — дату составления и номер. Ее подписывает непосредственный руководитель отличившихся сотрудников или иное уполномоченное лицо, к примеру, начальник отдела кадров.

Образец докладной записки о поощрении работника

	Генеральному директору ООО «Пион» А.В. Воронову
Служба эксплуатации Служебная записка от 24.07.2019 № 578 О премировании В.П. Горбова
Уважаемый Александр Владимирович! В период с 13.07.2017 по 15.07.2017 проводились восстановительно-ремонтные работы газопоршневого электрогенератора ASD-5000FG. Организация проведения данных работ обеспечивалась инженером службы эксплуатации В.П. Горбовым, который в кратчайшие сроки сумел организовать работу по приобретению, доставке и установке необходимых запасных частей. На основании вышеизложенного, за высокие результаты в работе, образцовое исполнение своих должностных обязанностей прошу поощрить инженера службы эксплуатации В.П. Горбова премией в размере двух должностных окладов.
Начальник службы эксплуатации	Григорьев	В.И. Григорьев

Во многих организациях служебная записка сопровождается дополнительными документами, подтверждающими заслуги сотрудников: отчетами, благодарственными письмами партнеров, иными документально оформленными фактами.

Если речь идет о денежных выплатах, рекомендуем предварительно согласовать служебную записку на поощрение с финансовой службой компании. Деньги все равно выплатят, но если их не будет, работникам придется ждать. Виза начальника финансовой службы (главного бухгалтера) на служебной записке не лишняя. И у руководства останется меньше вопросов о премировании деньгами.

Как оформляется представление на премию

Перед тем как написать «служебку» на премирование сотрудника, работнику кадровой службы понадобится утвержденный образец. Как и другие виды деловых документов, он имеет свои правила составления. Обязательно нужна служебная записка, имеющая следующие рекомендации по составлению:

• составляется на премирование одного либо сразу нескольких людей;
• при написании в свободной форме делается от руки или в печатном виде на листе А4;
• основное, что должно быть отражено в документе – основание для премирования;
• представление адресуют вышестоящему руководителю (например, генеральный директор предприятия);
• обязательно указываются предлагаемый размер премии, период выплаты, формат;
• утвержденного законодательством шаблона нет, каждая организация разрабатывает его самостоятельно.

Составляем ходатайство на премию

Премирование (поощрение) работника осуществляется на основании ходатайства (представления) уполномоченного лица или докладной записки от него соответствующего содержания. В дальнейшем на основании ходатайства руководителем организации будет издан приказ о премировании работников (более подробно данный вопрос раскрыт в нашей статье «Готовим приказ о поощрении работника — образец заполненный»).

Работодатель правомочен поощрить сотрудника, надлежащим образом исполняющего свои должностные обязанности. Законодатель не ограничивает работодателя в указанном праве и, как правило, не очерчивает круг оснований для премирования или иного вида поощрения работников. Хотя в некоторых случаях в определенных отраслях производства могут быть установлены и конкретные требования (например, п. 9 постановления Правительства РФ «Об утверждении устава о дисциплине работников рыбопромыслового флота РФ» от 21.09.2000 № 708 и т. д.).

Рекомендуем прочесть: Иск на выделение доли в квартире

В каких случаях можно премировать сотрудника

Премия выдается по согласованию с руководством за заслуги сотрудников. К таким заслугам может относиться все что угодно, по мнению руководителя. Премия подразумевает собой денежное вознаграждение сотрудника поощрительного характера.

Каждая компания самостоятельно решает, выплачивать премии или нет, такая информация регулируется внутренними документами. В таких документах прописывается основание для выплаты, суммы или процент от зарплаты, порядок и срок выплаты. Премирование – это хороший способ привлечь сотрудников выполнять свою работу качественнее и в более короткие сроки. Предприятие будет более успешно развиваться, а это главная цель успешного бизнеса, поэтому многие руководители вводят систему премирования.

Основные поводы для премирования:

• за выполнение или перевыполнение плана;
• за качество проделанной работы;
• за высокие достижения;
• за индивидуальные заслуги или за успешную работу в коллективе;
• выполнение задания в короткие сроки;
• грамотное распределение ресурсов, времени.

Также случаи премирования можно поделить на следующие группы с возможными примерами:

1. Количественные данные – выполнение задач по выпуску продукций, обеспечение работы оборудования без перерывов, сокращение времени на ремонтные работы, использование меньшего количества работников.
2. Качественные – улучшение качества продукции или выполняемых услуг, снижение брака.
3. Экономия ресурсов – снижение количества используемого сырья и материалов, снижение затрат при обслуживании техники.
4. Рациональность – быстрое освоение новой техники, применение ее при работе, использование технологических нововведений, повышение загрузки оборудования.

Руководитель вправе установить, что премирование сотрудников происходит в связи с отсутствием недостатков, сбоя в работе, либо в связи с перевыполнением плана.

Размер доплаты можно установить:

• фиксированный;
• в виде процента от суммы (оклада, перевыполненного плана).

Оценка работы на предприятии может производиться в индивидуальном порядке, рассматривая результаты каждого работника, или в зависимости от комплексной работы, когда рассматривается, например, работа отдела в совокупности.

При ориентировании на индивидуальные показатели работников, выплачивать премию можно за личные показатели, к таким могут отнести:

• за качественное выступление на конференции;
• презентация фирмы, представление интересов предприятия;
• выполнение срочного задания;
• успешное прохождение переговоров;
• применение творческого подхода при работе;
• улучшение показателей;
• привлечение новых партнеров;
• укрепление позиций на рынке, улучшение показателей конкурентоспособности.

Премировать сотрудников могут и при наступлении определенных значимых событий:

• день рождение, юбилей;
• бракосочетание;
• рождение ребенка;
• длительная работа – выплата за выслугу лет.

В зависимости от прописанных условий премирования по результатам работы составляется приказ на премирование сотрудников. Также составляется список сотрудников, которым премиальные не положены.

В каких случаях может понадобиться ходатайство?

Ходатайство от начальника предприятия либо отдела является довольно распространенным способом повлиять на окончательное решение вышестоящего руководства либо должностного лица из какой-либо организации. Оно может быть написано для любого случая и в различные организации, как по месту работы, так и, к примеру, в судебные органы.

В качестве примера можно взять ходатайство, которое пишется на имя заведующего детским дошкольным учреждением. Его целью в основном является получение места в детском саду для сотрудника компании либо предприятия. Часто ходатайство составляет адвокат, чтобы повлиять на окончательное решение судьи при выборе меры наказания для подзащитного.

Ходатайство является хорошим вариантом для получения положительного ответа на просьбу. Подобный тип письма составляется руководителем предприятия либо отдела на определенного сотрудника для получения им путевки в санаторно-курортное учреждение. Кроме того, без предварительного ходатайства редко обходится награждение сотрудника. Подобный документ от лица непосредственного начальства может быть составлен для предоставления работнику организации служебного либо личного жилья.

Ходатайство может быть написано и в качестве рекомендации для поступления абитуриента в высшее учебное заведение. Иногда подобными документами пользуются и студенты. Речь идет в основном об официально трудоустроенных заочниках. Ходатайство от начальника в такой ситуации может повлиять на изменение графика сдачи экзаменов.

Таким образом, ходатайство на работника является довольно важным документом, решающим вопросы, в которых необходима протекция работодателя. В некоторых ситуациях ходатайство становится не главным, но важным дополнительным аргументом для принятия уполномоченными лицами решения в пользу работника.

По своей сути ходатайство является официальной просьбой от высокопоставленного сотрудника компании. Если подчиненному необходима дополнительная защита его прав либо особая привилегия для решения сложного вопроса, подобный документ будет очень полезен. Ходатайство может стать весомым вкладом при разбирательстве с острыми жизненными проблемами.

Составить документ можно на любого сотрудника. Его опыт работы, стаж на предприятии и должность роли играть не должны. Оформлением ходатайства занимаются работники отдела кадров. После этого бумагу должен обязательно заверить руководитель.

Полезно: как вести учет служебных записок

Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения поручения на основании служебной записки; журнал также может быть использован в суде в качестве доказательства и пр. Список возможностей напрямую зависит от способа учета. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает учет. В этом случае оптимальным вариантом является форма учета — журнал. Читать дальше

Служебная записка о премировании сотрудников образец 2017

Для более наглядного понимания того, как должна выглядеть служебная записка, далее будет приведен примерный образец её оформления с соблюдением общей структуры. Данный пример является обобщенным и не обязателен к внедрению, однако на его основе достаточно просто понять, как верно оформить заявку на выплату материального поощрения.

Генеральному директору

АО «Завод «Революционный труд»

Анатольеву П.С.

от руководителя цеха гальваники

Чернышенко И.В.

Служебная записка

Перелыгин Миролюб Степанович занимает должность старшего мастера в цехе гальваники АО «Завод «Революционный труд» в течение пятнадцати лет. За этот промежуток времени он проявлял себя как исключительно ответственный работник, который добросовестно выполняет поставленные задачи с соблюдением установленной трудовой дисциплины, а также инициатор эффективных решений поставленных производственных задач.

В марте 2020 года Перелыгин М.С. перевыполнил установленный план работ по производству на основании государственного заказа на 47 процентов, что позволило значительно сократить сроки выполнения поставленных задач. В связи с данным фактом ходатайствую о выплате премии Перелыгину М.С. в размере 100% от установленной заработной планы за март 2020 года.

01.04.2017

(Подпись руководителя отдела и расшифровка подписи)

ПРИМЕЧАНИЕ

Ещё раз обращаем внимание на тот факт, что данный образец является лишь примером. Форма оформления нигде не нормируется и может отличаться от приведенной

В целом же можно выделить несколько основных аспектов, присутствие которых необходимо в тексте записки:

• Название организации и её подразделения без сокращений.
• Ф.И.О. руководителя, ответственного за назначение премиальных выплат.
• «Служебная записка» в качестве наименования подаваемого документа.
• Общая информация о премируемом сотруднике.
• Описание ситуации, на основании которой работник претендует на получение премии.
• Ходатайство.
• Дата оформления записки.

Служебная записка должна быть заверена непосредственным руководителем работника. Если же таковых несколько, то каждый из них должен поставить свою подпись в качестве подтверждения.

Из данной статьи можно сделать вывод, что оформление служебной записки на получение премиальной поддержки сотрудником — процедура довольно простая и понятная, однако правильность ее выполнения на каждом этапе крайне важна. Ведь если в алгоритм закрадется ошибка, то документ потеряет свою силу.

Как правильно оформить

С лужебную записку о премии оформляют письменно. В организации могут быть приняты специальные формы для ходатайств разной тематики. Если таковых нет — текст излагается в свободной форме.

Если одновременно премируются несколько работников, в образец докладной записки о поощрении работника вставляют таблицу:

№	ФИО работника	Должность	Предлагаемый размер требований	Обоснование
1	Иванов И.И.	учитель алгебры и геометрии старших классов	10 000,00 руб.

За успешную подготовку учеников к участию в городской олимпиаде по математике.

Ученик 10-А класса Сидоров С.С. занял 1 место.

2
Петров П.П.
учитель физики старших классов
10 000,00 руб.

За успешную подготовку учеников к участию в городской олимпиаде по физике.

Ученик 10-А класса Сидоров С.С. и ученица 10-Б класса Федорова Ф.Ф. заняли 1 и 3 места.

Обращение адресуют непосредственно руководителю организации: начальнику, директору, председателю, генеральному директору.

Как составить служебку

Образец ходатайства о премировании сотрудников должен содержать информацию:

• кому она адресовано: Ф.И.О. и должность руководителя;
• от кого: Ф.И.О. и должность составителя служебной записки — непосредственного начальника представляемого к награде гражданина;
• Ф.И.О. и должность работника, которому необходимо выписать премию;
• обоснование — перечень заслуг, которые дают сотруднику возможность получить дополнительное поощрение его труда;
• предлагаемый размер премии;
• дату составления и подпись.

Информацию излагают в свободной форме, придерживаясь правил деловой переписки. Избегайте лишних деталей, но приведите аргументы, которые обосновывают поощрение. Образец текста служебки на премию за хорошую работу может выглядеть так: « Прошу премировать учителя танцев Иванова И.И. за высокий вклад в подготовку отчетного годового концерта. Благодаря стараниям Иванова И.И., ученики показали высокий класс по всем танцевальным дисциплинам и привели в восторг комиссию во главе с губернатором края. Как следствие, губернатор организовал гастроли наших танцевальных коллективов по всей области, что принесло дополнительную прибыль в бюджет учебного заведения и позволило сделать ремонт в танцевальных залах и оборудовать компьютерный класс. Считаю необходимым наградить Иванова И.И. денежной премией в размере 100 000 (сто тысяч) рублей».

Образец служебной записки о выдаче премии

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от начальника преподавательского отдела Сидорова С.С.

Прошу Вас премировать преподавателя верховой езды Петрова П.П. за добросовестный труд и отличные успехи на работе.

За истекший квартал Петровым П.П. была успешно внедрена инновационная система преподавания основ верховой езды для детей 5-7 лет, что привело к увеличению количества учеников школы.

Учитывая вышеизложенное, считаю необходимым выплатить Петрову П.П. премию в размере 20 000 (двадцати тысяч) рублей 00 копеек.

В каком размере выплачивают премию

Как и процедуру поощрения, размеры премий работодатели утверждают индивидуально. Но есть два варианта:

• установить фиксированный размер выплаты — конкретную сумму, которую отличившийся сотрудник получит при достижении высоких результатов;
• предусмотреть определенный процент от оклада, выполненного плана, иных показателей.

Какой вариант выбрать, решает компания. Главное, чтобы эти моменты были прописаны в ЛНА, и работники с ними были ознакомлены.

Форма акта о списании бланков строгой отчетности (0504816) — это первичный бухгалтерский документ, с помощью которого уменьшаются остатки БСО на счете учета

Обратите внимание: с 27 сентября 2020 года форма изменена!

 

Кто должен писать служебную записку о премировании

Служебная записка о поощрении работника подписывается руководителем организации, начальником отдела или цеха. Составляется она, как правило, секретарём или непосредственно руководителем по готовому шаблону. Записка используется во внутреннем документообороте, её экземпляры или копии направляются:

• в отдел кадров — для подготовки соответствующего приказа и отметки в личном деле при необходимости;
• в бухгалтерию — для начисления денежного поощрения.

В некоторых организациях принят порядок, при котором работник пишет заявление с просьбой выплатить ему премию. На основе этого заявления оформляется соответствующий приказ. Однако такой подход не верен.

https://youtube.com/watch?v=Hrm1OeKwlms

Работник может писать заявление с просьбой о материальной помощи, но не о денежном поощрении, так как согласно большинству трудовых договоров денежная премия за хорошие показатели работы является правом работодателя (а не обязанностью и не правом работника).

Наиболее часто встречающееся основание премирования — успехи в профессиональной деятельности.

При подготовке служебных записок о премии и её лишении, придерживаются общих рекомендаций написания подобного рода документов внутренней деловой переписки.

Структура служебных записок составляет:

1. Указание адресата (в правом верхнем углу официальной бумаги пишется фамилия, имя, отчество, а также должность лица, которому направлено обращение).
2. Указание фамилии, имени, отчества и должности составителя документа.
3. Наименование документа и его номер с датой составления.
4. Изложение сути вопроса.
5. Предложения либо указание на ожидаемые действия со стороны адресата.
6. Подпись составляющего лица с её расшифровкой (фамилия, инициалы и должность).

После написания и проверки записки, она передаётся вышестоящему начальству, которое должно отреагировать на документ на протяжении 10 дней.

Кроме того, передать записку лучше через секретаря или же отослать заказным письмом, чтобы входящий документ был зарегистрирован должным образом.

При написании служебных записок относительно финансовых вознаграждений используются:

1. Служебная записка-вывод – для награждения работника с указанием, например, количества дел, выполненных сверх нормы, за которые его можно наградить, о чём и ходатайствует руководитель.
2. Служебная записка-просьба используется для прошения о совершении каких-либо действий, в нашем случае – о премии для себя за отлично выполненную работу или выполнение большого объёма заданий.
3. Служебная записка-жалоба для обоснования лишения сотрудника премиальных выплат.

Единых требований к служебным запискам, утверждённых законодательно, не существует, поэтому компания вправе сама разрабатывать шаблоны, удобные для её заполнения, или же допускать свободную форму изложения с учётом делового информационного стиля. Ниже можно ознакомиться с примерами и образцами служебных записок.

Так как только при наличии обозначенного выше документа может быть выдана премия за какую-либо пользу, принесенную предприятию сотрудником. При этом часть нормативной базы, на основании которой осуществляется премирование сотрудников, должна быть разработана непосредственно в самой организации. Причем свою подпись должен поставить именно составитель, являющийся непосредственным начальником сотрудника, которому необходимо будет получить премию.

Премия работнику выдается после того, как об этом будет издан соответствующий приказ. Подавать служебную записку имеет право профсоюз, руководитель отдельного подразделения или совет коллектива. Документ может содержать предложение о выдаче премии кому-то конкретно, нескольким работникам либо всему коллективу.

Вначале служебная записка должна быть зарегистрирована и получить номер. Регистрацией документооборота в организации обычно занимается секретариат. Приказ о премировании работника составляется отделом кадров на основании решения руководителя организации. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ.

Докладная записка — это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения. Цель написания докладной записки — информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

Как написать ходатайство на награждение

В другом случае, касающемся государственных наград, решение принимается исключительно главой государства — Президентом на основании ходатайства о награждении, поданного руководителем предприятия. О данном правиле говорится в ст. 15 Положения о государственных наградах РФ от 7 сентября 2010 г.

Для того, что бы представить работника к награждению, начальником структурного подразделения подаётся в письменной форме ходатайство о награждении почётной грамотой работника. В основном бланк ходатайства имеет утверждённую форму, которая утверждается вместе с Положением о награждении работников.

Рекомендуем прочесть: Образец Расписки О Получении Денег Задаток Квартиру Задаток В Украине

Поводы для составления

Разберем наиболее распространенные на предприятиях причины поощрения сотрудников:

1. Работник в определенные временные рамки отлично справлялся со своими обязанностями. Примерами таких поощрений являются квартальные, годовые премии. Подобный вид стимулирования распространен в большинстве государственных и коммерческих организаций, и призван повысить трудовую дисциплину на предприятиях.
2. Работник добился высоких результатов в труде, либо имела место переработка. В этих случаях премия выплачивается как дополнение к основной заработной плате, и рассчитывается исходя из объема переработки.
3. Организация достигла высоких экономических результатов, либо ей удалось существенно сэкономить в процессе своей деятельности. Как правило, подобные выплаты производятся по итогам работы за год, после оценки деятельности работы организации.
4. Организация выполнила плановые показатели, либо премия назначается в связи различными праздниками или другими значимыми событиями.

Заявление или служебная записка — в какой форме подать ходатайство о начислении премии?

При подготовке документов на премирование прежде всего нужно определить форму, в которой будет подано ходатайство. Иногда начальство просто предлагает работнику написать заявление о выдаче премии и завизировать его у вышестоящих руководителей. Однако такой подход является неверным и не может быть применен на практике.

Заявление — это документ, содержащий волеизъявление работника организации, а не ее руководителя. Служебная же записка — это бумага, выступающая в качестве средства деловой переписки между структурными подразделениями компании. Как правило, служебки составляются руководителями отделов, цехов, служб, групп и т. д. Решение о премировании при этом принимается руководством предприятия (в данном случае инициатива о начислении поощрения исходит от начальника структурного подразделения) — а это значит, что соответствующее ходатайство может быть подготовлено только руководителем, но не самим сотрудником. Для того чтобы минимизировать риск возникновения ошибок и неточностей в готовом документе, лучше использовать заранее подготовленный бланк.

Как оформить служебную записку для поощрения сотрудников по итогам года?

Служебную записку для оформления поощрения по итогам работы за год составляют на одного человека или работников всего структурного подразделения, она должна иметь чёткую формулировку, имеющую влияние на размер выплаты, срок получения или отказа данной выплаты. Руководитель структурного подразделения вправе подавать рапорт о премирования своих работников. Для этого он пишет служебную записку, в которой указывает на обоснованные показатели для выплаты премии, включающие производственные показатели.

Количественные:

• выполнение или перевыполнения плана выпуска продукции;
• обеспечение беспрерывной работы оборудования;
• сокращение времени на проведение ремонтных работ;
• уменьшение штатного состава работников.

Качественные:

• улучшение качества выпускаемой продукции или предоставляемых услуг;
• уменьшение количества брака.

Экономические:

• уменьшение количества сырья и затратных материалов;
• уменьшение затрат при обслуживании техники.

Рациональные:

• освоение новой техники или новых технологий;
• применение её в работе;
• увеличение загрузок оборудования.

Также важно служебную записку предоставить в определённый срок. Если предприятие имеет большую штатную численность, такие документы необходимо оформить в канцелярии, зафиксировав их в соответствующем журнале.. Последняя инстанция, которая принимает решение о выдаче премиальных по итогам года, является руководитель предприятия, его генеральный директор или предприниматель, занимающийся индивидуальной деятельностью

Этот документ должен составить начальник отдела или подразделения и согласовать его с другими руководителями, отвечающими за производство и финансы

Последняя инстанция, которая принимает решение о выдаче премиальных по итогам года, является руководитель предприятия, его генеральный директор или предприниматель, занимающийся индивидуальной деятельностью. Этот документ должен составить начальник отдела или подразделения и согласовать его с другими руководителями, отвечающими за производство и финансы.

Ответственное лицо за составление служебной записки должно предоставить достоверные показатели, которые отражают реальную картину состояния производства и что они способствуют принести прибыль предприятию, или снижение производственных затрат. Эти показатели должны быть проверены и учтены в служебной записке.

Правильно оформленные и предоставленные в отведённый срок документы будут способствовать грамотному премированию, устанавливая стимул для лучшего и более качественного выполнения своей работы всему составу предприятия.