Оформление перевода сотрудников на удаленную работу, возможности 1с

Когда нельзя и когда можно отказаться от перевода

Существуют ситуации, при которых работодатель не имеет права отказать сотруднику в переводе на другую должность: это беременность работницы и наличие у нее малолетних детей, присутствие медицинских показаний и т.п. А вот, например, перевод по сокращению штата или же в другую местность по инициативе организации возможно только при личном письменном согласии сотрудника.

Сам же работник может в любой момент и на любых основаниях отказаться от перевода, инициированного работодателем, а также потребовать от него предоставления другой, более подходящей должности, с устраивающими его условиями труда.

Кого можно переводить на удаленную работу?

Представителей далеко не всех профессий можно «удалить». Но глобальный «исход из офиса» уже начался в проектировании, продажах, финансах, дизайне, журналистике, программировании, дополнительном образовании, управлении логистикой и других сферах. Если 3/4 функционала сотрудника не требуют его физического присутствия, можно думать о новых форматах работы.

Перевод сотрудников на удаленку нужно сделать рационально и законно.

Прежде всего, необходимо отличать три ситуации:

• Фриланс (свободное предложение специалистом своих услуг на рынке многим заказчикам). Как правило, не оформляется трудовым договором. Оказываются разовые услуги. Можно использовать форматы гражданско-правового договора (ГПХ), ИП или самозанятости.
• Полностью удаленный сотрудник, изначально не берущий на себя обязательств находиться на территории работодателя (их труд регулируется Статьей 312 ТК РФ).
• Временный или частичный перевод на удаленную работу ранее нанятых сотрудников.

Временный перевод пока не регулируется законом, что создает почву для взаимного недоверия работника и работодателя. Но в свете актуальных событий марта 2020 года депутаты ускорили рассмотрение поправок в ТК. Предполагается введение понятий «режим неполной дистанционной занятости» и «временная удаленная работа». Безусловно, для таких вариантов время уже пришло!

В первом случае подразумевается гибкое сочетание «очной» и «заочной» занятости в формате, устраивающем работника и работодателя. Допустим, ценный для компании специалист переезжает жить в пригород. Для него может быть установлен режим 4 дня удаленка + 1 в офисе (или любой другой вариант, устраивающий обе стороны трудовых отношений).

Во втором случае предусмотрен временный перевод сотрудников на удаленную работу, если этого требуют какие-либо обстоятельства (от эпидемии до покраски стен).

Нужно ли согласие работника для перевода на удаленную работу?

Безусловно, переход на удаленную работу возможен только при наличии добровольного информированного согласия сотрудника:

• Если изначально с работником заключается трудовой договор на основе Статьи 312 ТК РФ, то в нем указывается, что трудовые функции будут выполняться дистанционно, то есть вне места нахождения фирмы, а взаимодействие с работодателем – осуществляться посредством телекоммуникационных сетей. Подробнее о приеме на работу дистанционных сотрудников написано в этой статье.
• Если сотрудник переводится на удаленку временно или частично, нужно его письменное заявление об этом.

Принуждать официально нанятого для «очного» труда человека изменить место выполнения трудовой функции чревато. Это может трактоваться как ухудшение условий трудового договора. В случае жалоб сотрудников суд и трудовая инспекция встанут на сторону работника.

Также нельзя уменьшать оплату труда сотруднику на удаленке по сравнению с тем, что написано в ТД и/или положении об оплате труда.

Учета рабочего времени и оплата труда на дистанционной работе

Основная сложность дистанционной работы — контроль выполнения работниками трудовых обязанностей. Находясь дома, у сотрудника могут возникнуть обоснованные трудности в соблюдении рабочего режима.

Именно поэтому для дистанционных работников устанавливается фиксированный учет рабочего времени и, при необходимости, режим гибкого рабочего времени. 

Режим гибкого рабочего времени предполагает его фиксированный учет с соблюдением ограничений по ежедневной продолжительности (8 часов). Например, сотрудник может работать в удобное ему время – с 8:00 до 14:00 (6 часов) и закончить рабочий день в вечернее время с 18:00 до 20:00 (2 часа). Итого сотрудник отработает фиксированные 8 часов в режиме гибкого времени.

То есть, если нет необходимости работать в «офисное» рабочее время, работник может выполнять работу в любое ему удобное. Это позволяет учесть социально-бытовые и иные личные потребности сотрудника-дистанционщика. 

Наряду с этим, Трудовой кодекс содержит норму, по которой дистанционный сотрудник должен быть доступен для связи с работодателем в рабочее время. То есть, несмотря на режим гибкого рабочего времени, необходимо отвечать на звонки и сообщения в рабочее время «офиса». Во внерабочее время, работодатель не вправе требовать нахождения работника в режиме доступности — это его личное время.

Перевод на дистанционную работу никак не влияет на размер заработной платы сотрудника. Заработная плата (как и у «очных» работников) зависит от квалификации, занимаемой должности, выполненного объема работы и других показателей. Таким образом, если работник на «дистанционке» выполнил тот же объем работы, он получает такую же заработную плату, как и до перевода.

Полезно

Оф. ответ по отражению дистанционной работы в табеле учета рабочего времени — Должен ли работодатель отдельно отмечать в табеле время, когда сотрудник работал дистанционно?

«…работодатель сам определяет, как обозначать отработанное работником время на дистанционной работе…»

Постоянная и временная работа на дистанционке: в чем отличия?

В случае перевода на постоянную работу сотрудник переводится на удаленку на весь период действия заключенного с ним договора, к примеру, бессрочно.

Это важно знать! Причины для перевода на такой вид режима работы не важны, достаточно лишь прийти сторонам к обоюдному согласию в этом плане. Однако следует учесть, что при заключении подобного соглашения, вернуть сотрудника на работу в офис не удастся без его согласия.. Для такого перевода оформляется допсоглашение и издается соответствующий приказ

В допсоглашении должны быть указаны индивидуальные условия работы. Это может быть особый рабочий график, отличающийся от графика коллег

Для такого перевода оформляется допсоглашение и издается соответствующий приказ. В допсоглашении должны быть указаны индивидуальные условия работы. Это может быть особый рабочий график, отличающийся от графика коллег.

После подписания допсоглашения оформляется приказ. Данный документ не предусматривает унифицированной формы

Важно лишь указать:

• факт перевода на дистанционную работу;
• дату, когда сотрудник приступает к работе;
• данные работника.

В «Основаниях» допустимо сослаться на положения допсоглашения, инициативу самого работодателя или заявление сотрудника. Приказ подписывается сотрудником и может быть выслан ему на электронный адрес. В подтверждение этому сотрудник вправе приложить скан-копию данного документа со своей росписью.

Норм о переводе на временный формат дистанционной работы не существовало в ТК РФ до 01.01.2021 г. Сейчас ситуация упростилась, поскольку был принят ФЗ № 407. Такой формат работы возможен на срок не больше полугода, однако лимита по количеству периодов работы на удаленке в данном промежутке времени не установлено.

Пошаговая инструкция очень простая:

• оформление допсоглашения, в котором прописываются условия выхода в офис или продолжения дистанционной работы;
• издание приказа со ссылкой на допсоглашение;
• подписание документов обеими сторонами (безусловно, возможно в дистанционном формате).

Об общем порядке действий работодателя

Перевести персонал на дистанционную работу можно тремя способами, издав:

1. Приказ о временном переводе на дистанционную работу.
2. Приказ о переводе на постоянную дистанционную работу.
3. Приказ о переводе на комбинированный режим работы.

Если  же в организацию трудоустраивается новый сотрудник, то с ним оформляется дистанционный трудовой договор. Оформление документов можно организоваться как дистанционно, так и непосредственно на месте в офисе

В первом случае важно, чтобы у сторон была ЭЦП. Сотрудник может запросить себе экземпляр договора или допсоглашения в бумажном виде, а работодатель обязан его предоставить в течение 3 рабочих дней

Срок отсчитывается с момента получения такого заявления от сотрудника.

Если же перевод на удаленку касается не одного сотрудника персонально, а группы лиц, например, в случае необходимости перевода сотрудников старше 65 лет, то общие моменты стоит обозначить в локальном акте, а в допсоглашении к договору уже прописать индивидуальные конкретные детали.

Что может быть определено в локальном акте:

• порядок перевода на удаленку и условия для группы лиц;
• виды расходов, которые обязан возместить работодатель;
• имущество, выдаваемое сотрудникам для обеспечения трудовой деятельности вне офиса;
• сроки передачи документов;
• порядок, согласно которому происходит электронное взаимодействие в компании;
• ссылки на ТК РФ, в частности об условиях ухода в отпуск или оплаты нетрудоспособности.

Вам также будет интересно:

— Как оформляется увольнение дистанционного работника?
— Должностная инструкция кадровика

Если в организации учрежден профсоюзный орган, то для данной процедуры потребуется учесть мнение этого органа перед тем, как утвердить локальный акт. Если же профсоюза на предприятии нет, то работодатель может самостоятельно утверждать подобные документы.

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований. 

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Как перевести сотрудника на дистанционную работу?

Рассмотрим главные положения, по переводу сотрудника на дистанционную работу и поговорим об особенностях перевода в режиме ограничительных мероприятий.

Дистанционная работа может устанавливаться бессрочно, либо на установленный промежуток времени. В рассматриваемой ситуации (отказ от обязательной вакцинации) перевод на «дистанционку» является временным и ограничен периодом с 10 августа (крайний срок вакцинации) до момента установки первого компонента вакцины.

При работе дистанционно, работодатель обеспечивает сотрудника оборудованием для его полноценной работы вне «офиса», а также несет расходы обслуживанию. Если работник использует собственное оборудование, либо несет иные расходы (например, услуги связи, электроэнергия, интернет), работодатель выплачивает компенсацию, размер которой законодательно не урегулирован и определяется по соглашению с работником.

Для перевода сотрудника на «удаленку» необходимо получить согласие работника. Для этого работодатель направляет работнику уведомление, на которое он должен ответить в течение 5 рабочих дней своим согласием/несогласием. 

Образец Уведомления об изменении условий труда

Если работник не согласен переходить в дистанционный режим работы – у работодателя остается только вариант его отстранения без сохранения оплаты труда.
Если работник согласен с переходом на дистанционный режим работы – он подтверждает свое согласие, с работником заключается дополнительное соглашение к ИТД.

В доп. соглашении к ИТД должно быть четко обозначено, что работник переведен на дистанционный режим и уточнены все особенности его работы:

• обязанность работника осуществлять работу вне места расположения работодателя (дистанционно); 
• размер и порядок компенсаций при использовании собственных технических средств (если компенсация назначена); 
• размер возмещения иных расходов, связанных с выполнением работы (электроэнергия, вода, интернет и т.д.); 
• особенности контроля фиксированного учета рабочего времени; 
• обязанности по соблюдению работниками требований безопасности и охраны труда и т.д.

Образец Доп. соглашения к ИТД по переводу на дистанционную работу

Наряду с дополнительным соглашением к ИТД, работодатель издает акт работодателя (приказ) по изменению условий труда с указанием причины перевода. Акт может составляться на список сотрудников, которые переведены на дистанционный режим работы.

Приказ работодателя по временному переводу на дистанционную работу, должен содержать следующие данные:

• основание временного перевода на дистанционную работу;
• список работников, которые временно переведены на дистанционную работу;
• срок дистанционной работы (не более даты устранения случая, послужившего основанием).

Образец Приказа о переводе работников на дистанционную работу

В целях обеспечения безопасности и охраны труда дистанционного работника, работодатель также издает акт с требованиями по безопасности и охране труда при работе с оборудованием.

Взаимодействие работодателя и работника при дистанционной работе может осуществляться путем электронного обмена документами (с использованием ЭЦП). 

Подводя итоги…

Таким образом, в период ограничительных мероприятий для дистанцирования невакцинированных работников, работодатель может временно перевести их на дистанционную работу. 

Для этого работодатель направляет работнику уведомление, которое он должен принять/отклонить в течение 5 рабочих дней. Если работник согласен – подписывается соглашение к ИТД. Если работник не согласен – отстранение от работы без оплаты. 

Изменение места выполнения работ и режима рабочего времени влечет внесение изменений в ИТД (доп. соглашение). 

Перевод на «дистанционку» оформляется приказом работодателя («списком» на сотрудников) с учетом обязательных сведений и причины перевода. 

Полезно

Оф. ответ 2020 года, что
(только акт работодателя).    

«…с учетом того, что перевод работников на дистанционную работу в условиях распространения эпидемии коронавируса осуществляется в интересах работников и в целях сохранения их здоровья, полагаем, что при чрезвычайной ситуации достаточно издания акта работодателя о временном (на период карантина) переводе на дистанционную работу.…»

Оф. ответ по ИПН с компенсации дистанционному работнику. 

«…выплата компенсации за использование средств связи при осуществлении трудовой деятельности в дистанционном формате (при наличии соглашения) признается доходом работника и подлежит обложению ИПН по ставке 10%.…»

Заявление сотрудника — образцы для разных случаев

Заявление о переходе на дистанционную работу сотрудник пишет в произвольной форме с соблюдением обычного делового стиля, принятого для документов подобного рода.

Если в компании действует регламентированный документооборот и для такого случая разработан шаблон заявления, сотруднику предлагают воспользоваться таким шаблоном.

Рекомендации при оформлении заявления о переводе на дистанционную работу:

Пример

Компания ООО «Интеллект Логистик» приняла решение в связи со вспышкой вирусной инфекции перевести сотрудников на дистанционную работу ─ временно на 2 месяца.

Все сотрудники, чья работа не требовала обязательного присутствия в офисе, оформили заявление на имя работодателя с просьбой о переводе:

Если случилось так, что с целью снижения рисков заражения сотрудников вирусом перевод на дистанционный труд произвели в срочном порядке, но не все сотрудники успели оформить заявление, заявления все равно необходимо. Работодатель может принять его по электронной почте или иным каналам связи. После выхода на работу работник подпишет его собственноручно.

Если заявление оформляется при переводе сотрудника на удаленный труд на постоянной основе и/или по другим причинам, текст заявления может быть иным:

На полученные от сотрудников заявления работодатель накладывает резолюцию и регистрирует в журнале учета заявлений.

Зарплата не снижается

Законодатель ввел новое императивное требование о том, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.6 ТК РФ).

Это новшество важно для обеспечения гарантий прав дистанционных работников на полную оплату труда, поскольку уже были случаи, когда сам факт перевода на удаленную работу воспринимался многими компаниям как повод для понижения стимулирующих выплат, премий за эффективность и интенсивность труда, поскольку дистанционный работник априори не имеет подобной нагрузки. Это порождало споры и конфликты с работниками, в том числе обращение в суд с требованием погашения разницы в зарплате

В настоящее время такие ситуация должны сойти на нет.

Работа дистанционно – оформление по ТК РФ

Дистанционная (удаленная) работа дает работнику возможность осуществлять свой труд без привязки к определенному рабочему месту, хотя по всем иным параметрам он так же, как и обычный работник, подчиняется требованиям трудового законодательства (ст. 312.1 ТК РФ).

Особый характер труда обусловливает ряд особенностей этой работы (гл. 49.1 ТК РФ):

• она не требует постоянного присутствия работника на территории, находящейся под контролем работодателя, и позволяет работнику самостоятельно устанавливать приемлемый для него режим труда и отдыха, если иное не предусмотрено в трудовом договоре;
• перечень обязанностей работодателя в части охраны труда суживается до нескольких вопросов (санитарно-бытового обслуживания, медицинского обеспечения, обязательного социального страхования от несчастных случаев, ознакомления работника с требованиями охраны труда);
• выполнение работы может осуществляться средствами труда (оборудованием, компьютерными программами), рекомендованными работодателем и принадлежащими либо работнику, либо работодателю;
• передача результатов труда может происходить посредством электронных средств связи;
• для осуществления электронного взаимодействия возможно оформление для работника усиленной квалифицированной электронной подписи, позволяющей ему формировать юридически значимые электронные документы;
• все особые условия, имеющие отношение к обеспечению трудового процесса, охране труда, предоставлению отпусков, увольнению, оговариваются в трудовом соглашении.

Переход к удаленной работе осуществляется по взаимному согласию между работником и работодателем и может быть как временным, так и постоянным. Причем работника можно сразу принять на такую работу, а можно перевести на нее, получив соответствующее заявление сотрудника. Однако в любом случае потребуется отразить факт подобной работы в трудовом договоре (если работника сразу берут на такую работу) или в дополнительном соглашении к нему (если происходит перевод).

Обратите внимание! Работодатель вправе  переводить работников на удаленку без их согласия в экстренных случаях, в т. ч

при эпидемиях. Такая норма была внесена в ТК законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ.

Заключение соглашения о дистанционной работе может осуществляться путем электронной переписки, но непосредственно за ним должен обязательно последовать обмен бумажными экземплярами договора (дополнительного соглашения) через обычную почту. А вот процедуру ознакомления работника с приказом о приеме (переводе) на удаленную работу достаточно совершить через электронный обмен документами (ст. 68, 312.2 ТК РФ).

По согласию между работником и работодателем допускается невнесение сведений о периоде дистанционной работы в трудовую книжку. Трудовой стаж в этом случае будет подтверждать трудовой договор с записями, свидетельствующими о характере работы.

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя. В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием. Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ. Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан. Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, . 

Как составить дополнительное соглашение

Унифицированной формы для документа не существует. Работодатель может составить его на свое усмотрение.

В допсоглашении нужно указать следующие сведения:

1. Наименование документа, его номер, а также реквизиты трудового договора, к которому будет прилагаться этот документ.
2. Место и дату составления соглашения.
3. Информацию о сторонах, заключающих соглашение (работодателе, работнике).
4. Какие пункты трудового договора будут изменены и каким образом.
5. Указание на то, что работник будет трудиться дистанционно.
6. Режим работы, способы связи и контроля, предоставляемое руководством оборудование для выполнения сотрудником своих обязанностей (если это требуется).
7. Способ отправки результатов работы.
8. Будут ли оплачены расходы работника на связь (интернет, телефонные переговоры и т.д.).
9. На какой период заключается дополнительное соглашение. Оно может заключаться и бессрочно.
10. Количество экземпляров документа. Допсоглашение, как правило, готовят в двух экземплярах.
11. Реквизиты и подписи сторон.

Если меняется состав должностных обязанностей на время удаленного выполнения задач, график заработной платы и т.д., то это тоже нужно прописать в документе.

Образец допсоглашения о переводе на дистанционку

Дополнительное соглашение № 432
к трудовому договору от «25» марта 2018 года № 56-ТД

г. Сарапул

«16» апреля 2020 г.

ООО «Меркурий», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Сухорукова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и менеджер по продажам ООО «Меркурий» Вахрушева Светлана Петровна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили данное дополнительное соглашение к трудовому договору от «25» марта 2018 года № 56-ТД о нижеследующем:

1. Добавить в раздел «1. Предмет договора» трудового договора пункт 1.4 в следующей редакции: «1.4. Работа, выполняемая Работником по настоящему трудовому договору, является дистанционной, то есть Работник выполняет свои трудовые функции вне территории Работодателя либо иных помещений, находящихся под контролем Работодателя, при условии применения для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия (отправка результатов работы, контроль руководством, общение с сотрудниками) между Работодателем и Работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета».
2. Изложить п. 1.5 трудового договора в следующей редакции: «1.4. Работник исполняет функции, прописанные для него в трудовом договоре, место работы он выбирает самостоятельно».
3. В пункт «7.2. Обязанности работодателя» трудового договора внести подпункт: «7.2.8. Не позднее 15-го числа каждого месяца компенсировать Работнику затраты, которые понес Работник на интернет и мобильную связь, на основании отправленных им удостоверяющих документов».
4. Изложить п. 5.3 трудового договора в следующей редакции: «5.3. Режим труда и отдыха Работника утверждается по правилам ВТР: с 08:00 до 17:00. Время обеда — с 12:00 до 13:00. По собственной инициативе, получив согласие руководителя, Работник может изменить режим рабочего времени при условии обязательного соблюдения фактического времени работы 40 (сорок) часов в неделю».
5. Остальные условия трудового договора, не перечисленные в данном допсоглашении, не меняются.
6. Настоящее дополнительное соглашение начинает действовать с «17» апреля 2020 г. и действует до «01» января 2021 года.
7. Настоящий документ является неотъемлемой частью трудового договора от «25» марта 2018 № 56-ТД.
8. Документ составлен в двух экземплярах на русском языке, имеющих одинаковую юридическую силу: по одному для каждой из сторон.

Работодатель	Работник
ИНН 1834561328, КПП 1234567898, ОГРН 12345678987654 Место нахождения: г. Сарапул, ул. Пушкина, д. 78, оф. 19. Генеральный директор: Сухоруков И.И.	Паспорт: 9000 123456, выдан Индустриальным РОВД гор. Ижевска, 23.12.2004 года. Место жительства: г. Сарапул, ул. Вокзальная, д. 123, кв. 34.

Работодатель: Сухоруков / И.И. Сухоруков
Работник: Вахрушева / С.П. Вахрушева

Экземпляр дополнительного соглашения на руки получила:

Вахрушева / С.П. Вахрушева

Дата: «16» апреля 2020 года

Как оформить приказ о переводе на дистанционную работу

Перевод на удаленную работу может происходить в двух вариантах:

1. Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
2. Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:

• в иное структурное подразделение;
• на другую должность или в другую квалификационную категорию;
• на другой оклад или тарифную ставку.

Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:

• указание на суть вносимого изменения;
• дату начала действия этого изменения;
• перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.

При 2-м варианте можно пойти двумя путями, оформив:

1. Два приказа с одной датой:

• о переводе работника на другую работу по унифицированной форме Т-5;
• о переводе на дистанционный труд в произвольной форме;

1. Один приказ на бланке, имеющем в основе унифицированную форму Т-5, но доработанную путем дополнения ее полем, отводимым для указания характера привязки к месту нахождения работодателя.

Подробнее о форме Т-5 читайте в материале «Унифицированная форма № Т-5 – скачать бланк и образец».

О нюансах налогообложения выплат дистанционным работникам вы можете узнать из Готового решения от «КонсультантПлюс», получив бесплатно пробный доступ к системе.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

• по оформлению личных дел сотрудников;
• внесению записей в трудовые книжки;
• формированию должностных инструкций;
• подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
• разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
• работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

• «Как правильно внести изменения в личную карточку?»;
• ;
• «Новый типовой бланк трудовой книжки».

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом

Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера). Регистрировать их необходимо в разных журналах. Например, в журнале регистрации приказов по личному составу и журнале регистрации приказов по отпускам.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы ведете эти журналы и нумеруете приказы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ

Дистанционная работа – что это такое по новому закону?

Это выполнение своих должностных обязанностей вне стационарного рабочего места. Лицо выполняет все ту же работу, но не в офисе, а, например, у себя дома, в кафе или в парке

По сути, работодателю неважно, где именно будет находиться его дистанционный сотрудник. Главное, чтобы последний вовремя выполнял поставленные перед ним задачи – сдавал отчеты, готовил статистику либо разрабатывал проекты документов

В 2021 году действуют обновленные правила организации дистанционного труда. Изменения в Главу 49.1 ТК РФ были внесены ФЗ №407 от 08.12.2020 года. Среди законодательных нововведений — обязанность работодателя утвердить Положение о дистанционной работе. Конечно, акт необходим тем компаниям, которые планируют нанимать удаленщиков или переводить стационарных работников на дистант.

Если наниматель не намерен работать с дистанционщиками или переводить сотрудников на удаленный режим работы, то подобный внутренний акт не понадобится. Однако в современных реалиях удаленный формат занятости актуальный почти везде — в ДОУ, в школе, в различных агентствах, турфирмах, юридических конторах, не говоря уже о сфере торговли.

Вам также будет интересно:

— Разбираем новый закон об удаленной работе
— Дополнительное соглашение к трудовому договору о неполном рабочем дне

Допустим смешанный формат работы

Закон фактически устранил пробел в нормативном регулировании возможности применения работодателями смешанных режимов работы, предусматривающих чередование удаленного труда и работы на стационарном рабочем месте.

Так, ранее по этому поводу специалисты Роструда в целом высказывались отрицательно, указывая, что смешанные режимы работы прямо не допускаются ТК РФ. Теперь в новой ст. 312.4 ТК РФ указано, что соглашением сторон могут быть определены условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или его выхода на работу по своей инициативе. Тем самым, фактически допускается возможность законного чередования работы сотрудника в офисе и на дому.

Введен ограниченный перечень специальных оснований увольнения дистанционных работников

Ранее в этой части работодатель мог в соглашении о дистанционной работе указывать широкий перечень оснований увольнения работника, который применим в отдельно взятой компании. Часто это становилось поводом для злоупотребления со стороны организаций, которые иногда включали в договоры о дистанционной работе условия о возможности прекращения трудового договора просто путём извещения об этом работника, например, за 1 неделю и без выплаты каких-либо компенсаций. Формально-юридически это соответствовало прежней редакции ст. 312.6 ТК РФ, поскольку работник подписал такое соглашение.

Сейчас эти меры существенно сокращены, а среди дополнительных оснований увольнения указаны только две:

а) если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя;

б) трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, может быть прекращен в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Все остальные основания увольнения общие и строго регламентированы иными нормами ТК РФ.

Особенности перевода на дистанционную работу

Возможность организации дистанционной работы возникла с появлением интернета. Подобный режим труда практикуется достаточно давно. Но ранее руководители и сотрудники устанавливали все нюансы подобного сотрудничества самостоятельно, так как дистанционная работа не была регламентирована законом. Однако с 2016 года все изменилось. Тогда была введена поправка в главу 49.1 ТК.

Определение дистанционной работы содержится в статье 312.1 ТК.

Внимание! Считается, что сотрудник работает дистанционно только при заключении соответствующего трудового соглашения с работодателем. На основании этого договора и работодатель, и трудящийся несут определенную ответственность

Работодатель может перевести сотрудника на удаленную работу в том случае, если он уже трудится в организации на обычных условиях. При этом требуется документальное оформление. В частности, необходимо перезаключить трудовое соглашение на основании статьи 312.2 ТК.

Внимание! В новом договоре должны присутствовать обязанности и права сотрудника. После заключения договора потребуется издать приказ, в котором указаны основания для перевода на дистанционку

Желательно создать допсоглашение к трудовому договору с перечнем условий работы.

При создании нового договора требуется опираться на положения главы 12 ТК. К примеру, дистанционный сотрудник может внести изменения в допсоглашение. Работодатель должен это учесть.