Журнал учета проверок индивидуальных предпринимателей

Оформление журналов – примеры

При оформлении журналов, использованных при написании проектной работы, необходимо учитывать особенности изданий, во многом оформление журналов схоже с оформлением материалов и сборников, но для лучшего понимания разберем их оформление детально.

Пример правильно оформленной статьи из журнала:

Кравцова Н.А. Актуальные проблемы современной психосоматики // Человек и современный мир. – 2021. – № 11 (24). – С. 3-10. При оформлении статьи из журнала также, как и при оформлении книги и статьи в сборнике существует определенная последовательность расположения выходных данных источника:

• Фамилия, имя, отчество автора (авторов) – перечисляются через запятую.
• Название статьи – записывается с заглавной буквы без кавычек.
• Две косых черты (//) являются разделителем между заголовком статьи и названием журнала (Название статьи // Название журнала).
• Название журнала – указывается полностью, с заглавной буквы, в кавычки не берется.
• Год издания – после названия журнала ставится точка и тире, далее указывается год, когда был издан журнал, из которого был взят материал.
• Номер журнала – после года издания ставится точка, затем тире, после которого указывается номер журнала (номер необходимо указывать знаком «№»).
• Страницы, на которых расположена статья в журнале – после указания номера ставится точка, затем – тире, далее следует указание страниц. Страница, как и в сборнике, обозначается заглавной буквой «С», после которой ставится точка и указываются страницы, на которых расположена статья, номера страниц записываются через тире.

Ответственность при дисциплинарном проступке

Решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принимается на усмотрение работодателя. Оно должно быть принято руководителем организации в течение трех дней с момента окончания расследования. Некоторые работодатели ограничиваются мягкими мерами воздействия: проведением бесед, выражением порицания и др. В ТК РФ предусмотрено три вида наказания: замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям. Другие взыскания к работнику применяться не могут, за исключением работников, в отношении которых действуют специальные уставы и положения о дисциплине труда (ч .5 ст. 189 ТК РФ).

Обязательному привлечению к дисциплинарной ответственности подлежат руководители организации или ее структурного подразделения либо их заместители за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения. Если факт нарушения был подтвержден в ходе проверки, должностное лицо должно быть привлечено к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения (ст. 195 ТК РФ).

Решение о дисциплинарном взыскании оформляется приказом (см. Образец 6), в котором определяются виновные должностные лица, наложенные взыскания и основания вынесенного решения.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Для учета служебных расследований и их результатов в бумажном или электронном виде ведется Журнал учета служебных расследований (см. Образец 7). Все материалы расследований целесообразно хранить подшитыми в отдельные дела либо в одно дело и размещать в хронологическом порядке.

В соответствии со ст. 193 ТК РФ, с приказом о применении дисциплинарного взыскания работник обязательно должен быть ознакомлен в течение трех рабочих дней дня его издания, не считая времени его отсутствия на работе. В случае отказа работника составляется соответствующий акт. Ст. 248 ТК РФ установлено, что приказ о взыскании с материально ответственного лица суммы причиненного ущерба издается не позднее чем через один месяц с момента окончательного установления работодателем его размера.

ВНИМАНИЕ!

Желательно, чтобы работник ознакомился со всем пакетом документов под роспись. В будущем это может предотвратить подачу работником иска, поскольку он заранее знал аргументированную позицию работодателя.

Если в ходе служебного расследования были обнаружены признаки состава преступления (например, работник использовал служебные полномочия в целях извлечения личной выгоды), необходимо их назвать и внести предложения руководителю организации рассмотреть вопрос о возбуждении уголовного дела.

Т.В. Войцехович

образец заполнения, структура и порядок его оформления

Каждая организация подвергается обязательным проверкам со стороны различных органов, контролирующих выполнение законодательства, будь оно юридическим или финансовым.

Кроме того, требование ведения подобного учета обязательно для всех юрлиц и закреплено за руководителями учреждений в федеральном законе РФ N 294-ФЗ от 26.12.2008 г. «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Для чего он нужен

Чтобы не запутаться в типах, длительности и наименованиях контролирующих структур и правильно выстроить планирование своей работы, руководитель обязан вести данный специальный журнал. Основная его функция – документальная фиксация факта проверки, а также факта первичного ознакомления работодателя с ее итогами.

Почему это удобно? Потому что в компактной форме директор фирмы получает полную информацию о проводимой инспекции.

Кто его ведет

За организацию ведения такого журнала ответственен сам руководитель компании совместно с представителем контролирующей организации. Иными словами, при приходе на проверку инспектор обязан попросить документ, а руководитель инспектируемого учреждения обязан его дать для заполнения. Как правило, сведения вносятся от руки инспектором.

Ответственность за непосредственное ведение можно возложить на секретаря руководителя.

Журнал проверок, как официальный документ, вносится в номенклатуру дел организации и отдается на ответственное хранение в канцелярию.

Он используется только во время проверки, поэтому другая информация, не относящаяся к данному предмету, в него не вносится.

Порядок заполнения

Как и любой юридический документ, журнал представляет собой сброшюрованный бланк типовой формы. Чистый экземпляр прошнуровывается, страницы нумеруются, на последней странице фиксируется пломба с указанием количества листов, ФИО ответственного за ведение и хранение, ставится печать организации.

На титульной странице указывается полное и краткое название юридического лица, дата начала ведения книги, данные ответственного лица. Поля таблицы для заполнения в соответствии с логикой документа требуют внесения информации следующего характера:

• Дата начала и конца проверки.
• Ее общее время (в часах).
• Данные контролирующего органа.
• Данные документа, служащего основанием для проведения контроля.
• Предмет проверки, ее задачи и цели.
• Ее вид — плановый или внеплановый.
• Номер и дата акта результата проверки, а также дата его вручения представителю контролируемой компании.
• Замечания, выявленные по факту проверки.
• Номер, дата и содержание предписаний по поводу устранения замечаний.
• ФИО лица, осуществляющего контроль.
• ФИО привлеченных экспертов.
• Подпись проверяющего.

В первый день проверки инспектор может заполнить с 1 по 6 пункты (исключая 2), внести первичные сведения, таким образом зафиксировать начало проверки. Затем, по истечении нескольких дней, в соответствии со сроками заполняются все остальные графы.

Данный журнал также помогает руководителю вести учет проверяющих органов и своевременно отчитываться в вышестоящие инстанции о проведенных проверках и их результатах.

Может возникнуть ситуация, когда представителю инспектирующей организации по каким-либо причинам не был предоставлен данный документ. В таком случае составляется акт, в котором отражаются причины непредставления, и помещается вся информация по итогам контроля.

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФ, РосгвардииКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетовКладбищаКанатные дороги, фуникулерыАрхивыАттракционы

Как вести журнал

Для журнала существует утвержденная на законодательном уровне форма, рекомендованная к применению. Вносить в нее правки нельзя, кроме того, нежелательно допускать при заполнении какие-либо ошибки и неточности, вся информация должна быть точна и достоверна.

Журнал составляется в единственном оригинальном экземпляре, причем вести его можно как в живом, так и в электронном виде. Правда электронный бланк после окончательного формирования нужно распечатать для того, чтобы ответственный работник организации и представитель контролирующей структуры могли поставить свои подписи.

Все листы журнала должны быть пронумерованы по порядку и прошиты.

На последней странице ставится печать предприятия (если таковая имеется) и подпись ответственного сотрудника с указанием количества страниц в документе.

Сведения о журнале нужно внести в номенклатуру дел, а затем передать в отдел канцелярии (или другой, занимающийся аналогичными функциями) на ответственное хранение.

Права проверяемой стороны

Ст. 19 ФЗ № 294 от 26.12.2008 определяет ответственность должностных лиц органов контроля при проведении проверок:

1. Если проверяющий относится халатно к выполнению служебных обязанностей, совершая противоправные действия (или бездействие) в ходе мероприятия, он несет за это административную и уголовную ответственность.

Органы госконтроля и муниципального надзора контролируют выполнение их сотрудниками функциональных обязанностей, проводят учет нарушений, служебные расследования для принятия мер в соответствии с законами РФ.

В течение 10 дней проверяемая сторона, интересы которой были нарушены, должна быть проинформирована о мерах, принятых к таким проверяющим.

Ст. 21 регламентирует права ИП и ЮЛ, а также их уполномоченных представителей при контактах с проверяющими органами:

1. Обязательное присутствие на процедуре, возможность давать пояснения по вопросам, имеющим отношение к проверяемому предмету.

Получение сведений от проверяющих лиц или контролирующих органов, предоставление которых предусмотрено ФЗ РФ.

Ознакомление с результатами проверок с указанием в актах своего мнения (согласен, возражает), а также оценка действий конкретных должностных лиц – представителей органов государственного и муниципального контроля.

Обжалование выводов и поведения проверяющих, спровоцировавших в ходе мероприятия нарушение прав ЮЛ или ИП в административных или судебных органах.

При несогласии с результатами и фактами, выявленными в ходе контроля, а также указаниями, зафиксированными актом, в течение 15-ти дней после получения акта предприниматель может оформить свои возражения в письменной форме и передать их в органы муниципального или государственного контроля.

К заявлению можно прикладывать доказательства: документы или копии с аргументами, обосновывающими возражение.

Важную информацию об оформлении и ведении журнала регистрации входящей и исходящей документации, трудовых договоров, вводного инструктажа и служебных записок вы можете найти в отдельных статьях на нашем портале. Также наши эксперты подробно расскажут вам о том, для чего нужны и как заполняются журналы учета выдачи трудовых книжек, рабочего времени, бланков строгой отчетности, огнетушителей и проверки и испытаний электроинструмента.

Что еще скачать по теме «Книга»:

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

• Все договоры
• Все бланки

• Авторский договор, авторский заказ
• Агентский, субагентский договор и соглашение
• Договор аренды, субаренды: недвижимости, имущества
• Договор банковского счета, вклада-депозита, обслуживания
• Брачный договор, контракт, семья
• Договор безвозмездного пользования, оказания услуг
• Договор возмездного оказания услуг
• Договор гарантии и гарантийного обслуживания
• Договор дарения, пожертвования
• Договор доверительного управления
• Договор займа, беспроцентного займа
• Договор задатка, аванса
• Договор залога недвижимости, имущества, прав
• Договор комиссии, субкомиссии на покупку, продажу
• Договор концессии, франчайзинга
• Договор купли-продажи товара, имущества, акций
• Договор лизинга, сублизинга, финансовой аренды
• Лицензионный, сублицензионный договор
• Договор мены, бартера, обмена
• Договор найма, поднайма жилого помещения
• Договор на выполнение работ, оказание услуг
• Договор обучения, стажировки, переподготовки
• Договор перевода долга
• Договор подряда, субподряда
• Договор поручения, договор поручительства
• Договор поставки товара, продукции, оборудования
• Договор представительства: юридического, коммерческого
• Договор о совместной деятельности
• Договор страхования, перестрахования
• Договор уступки требований, договор цессии
• Договор хранения товара, имущества
• Трудовой договор, контракт, соглашение
• Удостоверительная надпись
• Прочие договора

• Акт
• Анкета
• Аренда
• Белстат
• Бухучет
• Бюджет
• Ведомость
• Госкомимущество
• Доверенность
• Должностная инструкция
• Жалоба
• ЖКХ
• Журнал
• Зарплата
• Заявление
• Здравоохранение
• Инструкция
• Исковое заявление
• Контракт
• Минздрав
• Минтранс
• Минюст
• МЧС
• Отчет
• Отчетность
• Положение
• Приказ
• Протокол
• Рабочая инструкция
• Расписка
• Совмин
• Соглашение
• Справка
• Труд
• Уведомление
• Устав
• Форма
• Ходатайство
• Экономика
• Юрлицо

Журнал учета проверок юридического лица и индивидуального предпринимателя

VIKTOROVA_SASHA

Когда организуется налоговая проверка, такой факт должен фиксироваться в журнале учета проверок юридического лица или индивидуального предпринимателя. Что это за документ, как он заполняется и ведется, вы узнаете после прочтения статьи.

Общая информация Согласно Федеральному закону № 294-ФЗ, ведение журнала учета проверок обязательно для юридических лиц и предпринимателей. Этот документ подтверждает, что проверка действительно состоялась. Содержит информацию о плательщике, представительном органе, а также проведенном мероприятии.

Поскольку журнал учета — официальный документ, важно, чтобы он правильно заполнялся, хранился в надежном месте и т. д

Ответственность за его организацию и ведение несут:

— руководитель (когда речь идет об организации);

— представительные органы, которые принимают участие в проверке.

Руководство вправе делегировать эти функции секретарю-делопроизводителю, бухгалтеру или кадровому специалисту. Приобрести рассматриваемый документ можно в готовом виде либо распечатать самостоятельно. Образец вы можете скачать здесь (файл 1).

Как заполнить журнал? Обложка. В центре пишется название документа, в правом верхнем углу реквизиты нормативно-правового акта. Допускается писать на обложке порядковый номер, чтобы проще ориентироваться в реестре.

Первая страница. Указывается номер книги учета проверок, УНП, ФИО и расположение проверяемого субъекта, а также информация о государственной регистрации (дата, номер, название проверяющей организации). Заполняется при регистрации в налоговой инспекции.

Основное содержание. Журнал состоит из таблиц, в графах которой отмечается продолжительность, вид проверки (плановая, внеплановая), цели и задачи, выявленные нарушения, номер и дата выдачи предписания, подписи и примечания. Заполненный документ для ЮЛ смотрите здесь (файл 2).

Последняя страница. Указывается количество листов (прописью), ставится подпись и печать. Также пишется ФИО и должность человека, ответственного за ведение и хранение. Документ прошивается и пломбируется.

Иногда прошивку поручают полиграфической компании (листы скрепляют металлической или пластиковой пружиной). На первый взгляд, так удобнее и проще, но на самом деле возникает риск распространения конфиденциальной информации. Поэтому намного безопаснее делать все самостоятельно.

Как прошить журнал учета Мы уже говорили о том, что можно самим распечатать журнал учета проверок юридического лица/ИП или приобрести готовый. Какой бы вариант вы ни выбрали, потребуется прошивка. Эта процедура выполняется в 3 этапа:

1. Нумерация листов. Пишутся арабские цифры в правом верхнем углу.

2. Прошивка. Использовать можно банковский шпагат, тонкую лавсановую ленту или обычные грубые нитки. В листах делаются отверстия (достаточно 2 шт. с промежутком 3 см). Игла вводится с задней стороны документа. Начинается и завершается прошивка со среднего отверстия.

По окончании нити связываются в узел. Затем приклеивается листочек, на котором пишут количество пронумерованных и прошнурованных страниц.

Обратите внимание! Печать надо поставить так, чтобы она касалась одновременно журнала учета и этого листочка. 3

Опломбирование — способ защитить документ от вмешательства. Суть в том, что одновременно скрепляется нить, бумага с печатью и обложка

3. Опломбирование — способ защитить документ от вмешательства. Суть в том, что одновременно скрепляется нить, бумага с печатью и обложка.

Хранить журнал учета нужно в надежном, но доступном для проверяющих лиц месте. Например, в отдельном кабинете или металлическом шкафу.

Обзор Роспотребнадзора от 21. 08. 2017 сообщает, что доля плановых проверок, в результате которых возбудили дела об административном нарушении, увеличились до 99, 98% по отношению к проверкам, выявленным в целом. В 2016 году показатель был равен 99, 94%. Изменение незначительно, но это не повод безответственно относиться к оформлению журнала учета проверок ЮЛ и ИП. При правильном ведении и прошивке документ рассмотрят быстрее и лишних претензий не возникнет.

Журнал учета проверок юр.лица, проводимых органами гос. контроля

Обязательно! 64 страницы, пронумерованы

Прошнурован, опломбирован

Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ Товар представлен на Портале поставщиков. Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

Журнал учета проверок юридического лица и ИП, проводимых органами государственного контроля — применяется для внесения сведений о проверках, проводимых органами государственного контроля, выявленных нарушениях и предписаниях об устранении выявленных нарушений.

Типовая форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля утверждена Приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 г. № 141 в целях реализации Федерального закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Сфера применения Федерального закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ:

1. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля и защиты прав юридических лиц, индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля.
2. Настоящим Федеральным законом устанавливаются: 

1) порядок организации и проведения проверок юридических лиц, индивидуальных предпринимателей органами, уполномоченными на осуществление государственного контроля (надзора), муниципального контроля;  2) порядок взаимодействия органов, уполномоченных на осуществление государственного контроля (надзора), муниципального контроля, при организации и проведении проверок;  3) права и обязанности органов, уполномоченных на осуществление государственного контроля (надзора), муниципального контроля, их должностных лиц при проведении проверок;  4) права и обязанности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля, меры по защите их прав и законных интересов.

В журнал включены дополнительные материалы:

• Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
• Приказ Минэкономразвития от 30 апреля 2009 г. №141 О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
• Приложение 1 к Приказу Минэкономразвития от 30 апреля 2009 г. №141  РАСПОРЯЖЕНИЕ (приказ) органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля о проведении проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя 
• Приложение 2 к Приказу Минэкономразвития от 30 апреля 2009 г. №141   ЗАЯВЛЕНИЕ о согласовании органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля с органом прокуратуры проведения внеплановой выездной проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя, относящихся к субъектам малого или среднего предпринимательства
• Приложение 3 к Приказу Минэкономразвития от 30 апреля 2009 г. №141  АКТ ПРОВЕРКИ органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля юридического лица, индивидуального предпринимателя
• Приложение 4 к Приказу Минэкономразвития от 13 апреля 2009 г. №141  ЖУРНАЛ учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля 

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники. Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.

Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно. Журнал учета времени ведется со следующими целями:

• Учет времени, которое персонал проводит на своем рабочем месте.
• Это основание для начисления ЗП.
• Поддержание дисциплины в организации.
• Обоснование наложения на работника дисциплинарного взыскания.

Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета. Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде. Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.

Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.

Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.

Сколько времени хранится журнал?

Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.

Срок хранения Книги учета проверок

Книга учета проверок ведется, пока в ней не закончатся чистые страницы. Каждая проверка контролирующими органами нумеруется.

Заполненная Книга учета проверок в архив организации, как правило, не отправляется, а хранится у ответственного за ее ведение лица в течение пяти лет. По истечению 5 лет книга утилизируется согласно акту уничтожения. Утилизировать Книгу можно только в том случае, если на 1 января текущего года вышел пятилетний срок хранения.

В некоторых случаях по решению руководства Книга учета проверок может отправляться на постоянное хранение в архив организации.

При ликвидации ИП или юридического лица Книга учета проверок передается в соответствующий архив на временное хранение. После истечения пятилетнего срока хранения она так же утилизируется.

Как заполнять и прошить?

Журнал проверок – это, прежде всего, юридический документ, поэтому его заполнение и внешний вид должны соответствовать нормам. Своим внешним видом он напоминает бланк, который прошит в брошюру. Новую незаполненную книгу обязательно нужно прошнуровать, пронумеровать страницы, а на последнем листе сделать пломбу, где будет указано о числе страниц, личные данные хранителя документа, а также печать, проставлена руководителем.

Журнал в обязательном порядке должен быть пронумерован. Номера страниц необходимо наносить в верхнем углу с правой стороны листа. Для этого правильно использовать черный карандаш. На последних страницах должен присутствовать лист-заверитель. В нем должна быть указана такая информация:

• число листов, которые прошиты и пронумерованы;
• ФИО сотрудника, который заверял надпись;
• подпись;
• ее расшифровка;
• дата составления листа.

Журнал проверок считается с юридической стороны самостоятельным делом, поэтому его необходимо включать в номенклатуру дел предприятия. Делается это каждый год, потому что каждый год происходит уточнение номенклатуры дел, ее нужно перепечатать и утвердить. Номенклатура начинает действовать с первого дня каждого последующего года.

Если организация не соблюдает этого правила, то книгу учета необходимо включить в номенклатуру под дополнительным номером (индексом). Для этого отведен специальный раздел.

На большинстве предприятий используется журнал, который распечатан типографическим путем. Но это не обязательное условие. Вполне могут подойти и те бланки, которые сделаны на компьютере.

Документ начинается с титульной страницы. На ней должна быть указана такая информация:

• полное название организации;
• сокращенное название юридического лица (если такое есть);
• какого числа было начато ведение журнала;
• ФИО ответственного за хранение журнала сотрудника.

Последующие страницы документы должны быть сделаны в виде таблиц. В их поля нужно вносить такую информацию:

• какого числа началась и закончилась проверка;
• сколько часов длилась инспекция (указать конкретные часы);
• сотрудники какого контролирующего органа посетили предприятие;
• на основании какого документа происходит инспекция (указать его данные);
• предмет инспекции, ее главная цель;
• указать вид инспекции (внеплановая или плановая);
• данные из акта, в который внесены результаты инспекции (его дата и номер, а также время получения его руководством организации);
• недочеты, которые были выявлены в последствие проведения инспекции;
• под каким номером и датой состоят примечания, которые направлены на устранение недочетов;
• фамилия, имя, отчество сотрудников контролирующего органа;
• фамилия, имя, отчество независимых экспертов, которые привлекались к проверке;
• личная подпись инспектора.

Инспекция может длиться несколько дней, а может закончиться и за пару часов. Но на заполнение журнала уполномоченное лицо имеет специально отведенные сроки. В первый день проверки инспектор должен заполнить пункты от первого до шестого. В этот период вносятся первоначальные данные для того, чтобы провести фиксацию начала инспекции.

Второй этап заполнения журнала происходит по истечении нескольких дней по окончании инспекции. В этот период заполняются все остальные данные, связанные с результатами проверки, а также проставляется подпись инспектора.

На основании этого журнала руководство компании может вести учет контролирующих органов. Также этот документ помогает подготавливать отчетность в вышестоящие органы об результатах проводимых инспекций.

Если журнал проверок отсутствует, то руководство фирмы не несет никакой административной ответственности. В этом случае инспектор в тексте акта проверки делает запись о том, что журнал отсутствует. Также акт будет содержать причины отсутствия документа, а также все данные о результатах проводимой проверки.

Полезные советы

1. Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
2. Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет. Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.
3. А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
4. Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
5. Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

Некоторые итоги

Повторим основные правила, озвученные выше:

• Перед работой внимательно изучить инструкцию о том, как прошивать журнал.
• Определиться с «колющим» инструментом.
• Не прокалывать обложку (только сами листы).
• Не делать отверстия далеко от обложки — журнал будет неудобно открывать.
• Нить должна быть прочной.
• Не просчитаться с длиной нити, дабы не переделывать всё заново.
• Журнал пронумеровать.
• Наклеить контрольный лист, где будет указано количество прошиваемых страниц, дата прошивки.
• Скрепить печатью.

Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.