Профессия документовед

Преимущества обучения в АНПОО «НСПК»:

Все занятия, зачеты и экзамены проходят дистанционно*. Не нужно тратить время и деньги на выезды в колледж, брать отпуска на работе, расставаться с родными.

Вы обучаетесь в комфортном для вас темпе. Можно заниматься по вечерам и выходным — образовательная платформа со всеми учебными материалами доступна круглосуточно.

Вы получите две квалификации и два диплома — о среднем профессиональном образовании и о профессиональной переподготовке.

Преподаватели АНПОО «НСПК» всегда на связи — оперативно отвечают на вопросы студентов, помогают разобраться с материалом, проверяют задания.

За учебу можно платить из средств материнского капитала. Действует система скидок, оформление налогового вычета.

Где можно получить профессию документоведа?

МАСПК приглашает Вас пройти курсы профессиональной переподготовки документоведов. Мы предлагаем передовые технологии дистанционного образования с выдачей диплома установленного образца.

Российский институт профессионального образования «ИПО» — проводит набор учащихся на получение специальности Документовед, профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Обучение в ИПО — это удобное и быстрое получение дистанционного образования. 200+ курсов обучения. 8000+ выпускников из 200 городов. Сжатые сроки оформления документов и обучение экстерном, беспроцентная рассрочка от института и индивидуальные скидки. Обращайтесь!

Получить профессию документоведа можно в любом российском ВУЗе, на базе которого готовят специалистов по таким специальностям, как «Документационное обеспечение предприятия», «Документоведение» или «Информационное обеспечение предприятия». Отметим, что студент-документовед имеет возможность осваивать сразу несколько специализаций одновременно. Например, получая профессию документоведа, молодой специалист может параллельно осваивать специальность кадровика или архивного работника.

При выборе ВУЗа больше внимание нужно уделять не только научно-технической базе учебного заведения, но и возможности прохождения практики в крупных российских компаниях. Кроме того, большое значение имеет востребованность выпускников ВУЗа на рынке труда

Поэтому в первую очередь рекомендуется рассматривать возможность поступления в такие ведущие ВУЗы России, как:

Поэтому в первую очередь рекомендуется рассматривать возможность поступления в такие ведущие ВУЗы России, как:

• Нижневартовский государственный гуманитарный университет;
• Иркутский государственный университет;
• Московский финансово-юридический университет;
• Донской государственный технический университет;
• Воронежский институт экономики и социального управления.

Московский финансово-юридический университет МФЮА

Москва

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очно-заочная	69 000,00 ₽
Бакалавриат	Заочная	27 000,00 ₽
Бакалавриат	Очная	202 000,00 ₽

Нижневартовск

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Заочная	47 600,00 ₽
Бакалавриат	Очная	161 700,00 ₽

Российский государственный гуманитарный университет

Москва

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	160 400,00 ₽
Бакалавриат	Очно-заочная	71 000,00 ₽
Бакалавриат	Заочная	44 800,00 ₽

Московский государственный лингвистический университет

Москва

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	156 100,00 ₽

Российский государственный социальный университет

Москва

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	140 000,00 ₽

Хабаровский государственный институт искусств и культуры

Хабаровск

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	131 250,00 ₽
Бакалавриат	Заочная	52 000,00 ₽

Сибирский государственный аэрокосмический университет им. академика М.Ф. Решетнева

Красноярск

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Заочная	32 000,00 ₽
Бакалавриат	Очная	126 670,00 ₽
Бакалавриат	Очно-заочная	33 000,00 ₽

Сибирский федеральный университет

Красноярск

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	126 666,00 ₽

Филиал Иркутского государственного университета в г. Братске

Братск

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Заочная	55 500,00 ₽
Бакалавриат	Очная	123 600,00 ₽

Московский государственный технический университет радиотехники, электроники и автоматики

Москва

Нормы использования профстандартов

Применение профессиональных стандартов определяется:

• Принятым в 2015 году 122-ФЗ, который внес соответствующие изменения в Трудовой кодекс и Закон об образовании.
• Статьей 195.3 ТК РФ где указано, что профстандарты обязательны, если квалификационные параметры для должности установлены законодательно.
• Статьей 57 ТК, которая закрепляет необходимость профстандартов для профессий, имеющих по действующим законам льготы или ограничения.
• Постановлением Правительства №584, где говорится, что профстандарты необходимы для бюджетных и контролируемых государством организаций.

Разъяснения по данным нормативным актам и практике их применения даны в Письме Минтруда №14-0/10/В-2253 от 04.04.2016-го года.

Как можно увидеть, пока профстандарты обязательны для определенных позиций, требования к которым даны в законодательстве, или для контролируемых государством организаций. В других случаях они используются в добровольном порядке для:

• Актуализации трудовой документации (трудовых договоров, штатного расписания и пр.).
• Предупреждения возникновения конфликтов с проверяющими документы инстанциями (ПФР, ФНС и пр.).
• Установления квалификационных требований к сотрудникам и кандидатам.
• Проведения переаттестации действующих работников.

Внимание! Пока сохраняют актуальность квалификационные справочники (ЕКС и ЕТКС) и работодатель сам может определить, какими документами руководствоваться. Но в будущем предполагается их объединение с профстандартами в единую систему

Преимущества профессии документоведа

Основным преимуществом профессии документоведа
является ее «универсальность». Диплом специалиста по организации документооборота и обширный «багаж знаний», полученный в ВУЗе, позволяет профессионалу устроиться на работу практически в любую компанию или организацию, независимо от сферы деятельности предприятия. При этом он может рассчитывать на вполне приличный уровень оплаты (в среднем, около 30-40 тысяч рублей в месяц).

Привлекает в этой профессии и богатая должностная «вариативность». После окончания ВУЗа молодой специалист может с легкость устроиться на такие должности, как: делопроизводитель, архивист, администратор, секретарь-референт, офис-менеджер, персональный ассистент (помощник руководителя) и т.д.

Несмотря на кажущуюся монотонность и рутинность профессиональной деятельности документоведа, работа этого специалиста весьма интересна и разнообразна. Ведь именно этот специалист первым получает документы, а значит, он всегда владеет самой актуальной информацией о новшествах, внедряемых в компании (а ведь, как известно, кто владеет информацией, тот владеет миром). Мало того, достаточно часто документовед является единственным человеком (помимо высшего руководства, конечно), который посвящен во все деловые секреты предприятия.

При наличии предпринимательской жилки и достаточного опыта работы в области документационного обеспечения управления персоналом, документовед может организовать собственный бизнес (например, создать аудиторскую компанию), и предоставлять услуги частным образом.

Правила оформления инструкции

При оформлении ДИ важно учитывать несколько нюансов:

1. На первом листе сверху и посередине пишется полное название учреждения, так же можно указать реквизиты организации.
2. В правом углу располагается штамп с отметкой, в которой указывается утверждение документа руководителем. В этой отметке он расписывается и ставит дату утверждения.
3. Затем по середине пишется заголовок документа, после него размещается полный текст самой инструкции.
4. В конце документа располагаются подписи директора, самого документоведа и сотрудников, с которыми согласовывалась инструкция.

Обычно создаются 2 экземпляра ДИ. Один экземпляр забирает себе работник — документовед, а второй хранится в отделе кадров.

Общие положения

Относится к категории специалистов. На эту должность назначается служащий с профессиональным высшим образованием, не имеющий стаж работы:

• На 2-ю категорию — служащий с профессиональным высшим образованием и стажем работы в данной должности более 3 лет.
• На 1-ю категорию — служащий с профессиональным высшим образованием и стажем работы в должности 2-ой категории более 3 лет.

Назначение или снятие с должности производится после Приказа руководителя организации и на основании действующего трудового законодательства.

Документовед должен знать:

• Организационные моменты работы.
• Трудовое законодательство.
• Архивное дело и документообразование.
• Трудовой распорядок, основы организации труда и нормы охраны организации.
• Разноуровневые нормативные документы и акты.
• Различные методы исследования, анализа, проектирования для развития документационных систем.
• Классификацию, оформление, хранение и оценку ценности документации.
• Основы таких наук как, экономика, управление, социальная психология, социология, программирование.

В период отсутствия специалиста по документам его обязанности исполняет сотрудник, которого назначает директор. Этот работник берёт на себя права и обязанности документоведа, так же несет ответственность за их исполнение.

Обязанности

1. Разработка, внедрение мер по улучшению эффективности работы с документацией.
2. Установка контроля над состоянием делопроизводства на предприятии.
3. Внедрение технологических процессов работы с документами.
4. Разработка мер по улучшению деятельности работников отдела.
5. Разработка классификации, организацию новых способов ведения и хранения документов.
6. Принятие мер по упорядочению и оптимизации документов.
7. Ведение стандартных форм документации и различных табелей.
8. Участие в отборе документов и подготовка их на отправку в архивы.
9. Разработка нормативной и методической документации по вопросам документообеспечения.

Права

Документовед имеет право на:

1. Внесение предложений по улучшению работы, которые связаны с его прямыми обязанностями.
2. Знакомство с намерениями руководства, которые касаются его деятельности.
3. Требование от руководства предприятия и сотрудников, выполняющих подготовку документов, оказания помощи в выполнении обязанностей и соблюдения стандартов и требований данной организации.
4. Сообщение руководителю обо всех недочетах в деятельности организации, которые были выявлены в ходе работы и исполнении должностных прав, обязанностей и внести предложения по их устранению, в пределах своей профессиональной компетенции.

Ответственность

Документовед несет ответственность:

• На уровне действующего ТК РФ — неисполнение, ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных ДИ.
• На уровнях действующих ТК РФ и ГК РФ — причинение материального ущерба организации.
• На уровнях ГК, УК и АК РФ — правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

Скачать бланк должностной инструкции документоведаСкачать образец должностной инструкции специалиста по документооборотуМы не рекомендуем самостоятельно оформлять документы. Экономьте время – обращайтесь к нашим юристам по телефонам:
8 (800) 350-14-90

Профессиональный стандарт устанавливает трудовые функции и обязанности документоведа в соответствии с его навыками, образованием и уровнем квалификации.

ДИ после разработки кадровыми и юридическими службами предприятия, на основе профстандарта, согласовывается с руководителем структурного подразделения и утверждается директором предприятия

Важно ознакомить сотрудника с ней до подписи основного трудового договора

Для решения вашего вопроса – обратитесь за помощью к юристу. Мы подберем для вас специалиста. Звоните 8 (800) 350-14-90

Плохо

Полезно!

Документовед

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2021 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих Разделы «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях» и «Квалификационные характеристики должностей работников, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, технологических, проектных и изыскательских организациях», утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37 (редакция от 15.05.2013) Диспетчер

Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации.

Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Уровень оплаты труда

Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.

Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:

• Москва – от 25 до 60 тысяч рублей.
• Санкт-Петербург – от 25 до 50 тысяч рублей.
• Краснодар – от 15 до 35 тысяч рублей.
• Новосибирск – от 20 до 40 тысяч рублей.
• Тюмень – от 20 до 60 тысяч рублей.
• Волгоград – от 12 до 25 тысяч рублей.
• Ростов-на-Дону – от 20 до 30 тысяч рублей.

Перспективы работы документоведом

Designed by drobotdean/Freepik

Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.

У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.

Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.

Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).

Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.

Средняя зарплата документоведа, вакансии

Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.

Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р.

В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:

Город	Средняя зарплата
Москва	30 т.р.
Екатеринбург	20 т.р.
Уфа	25 т.р.
Волгоград	20 т.р.
Новосибирск	22 т.р.
Казань	24 т.р.
Ульяновск	25 т.р.
Санкт-Петербург	20 т.р.
Краснодар	18 т.р.

Где учиться

Трудоустроиться делопроизводителем в крупную компанию можно, если у вас есть соответствующее образование. Преимуществом будет сертификат о прохождении обучения на компьютерных курсах, так как работать придется на ПК и с офисной оргтехникой.

Для этой профессии требуется хотя бы среднее профессиональное образование. Получить его можно в колледже. И все же лучше, если диплом будет вузовским: так есть шанс дорасти до начальника отдела и вообще, занять какую-либо руководящую должность. Что касается направлений подготовки, подойдет специальность «документоведение и архивоведение». Альтернативный вариант – «библиотечно-информационная деятельность».

Получить высшее образование будущий делопроизводитель может практически в любом городе России. Специальности «документоведение» обучают более 130 вузов, например:

• Томский национальный исследовательский госуниверситет.
• Южный федеральный университет.
• Российский социальный госуниверситет. • Уральский федеральный университет им. Б. Ельцина.
• Московский технологический университет.
• Дальневосточный федеральный университет.
• Московский институт культуры.
• Самарский национальный исследовательский университет им. акад. С. Королева.
• Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.
• Российский гуманитарный госуниверситет.

Среднее специальное образование по направлению «документационное обеспечение управления» можно получить во многих ссузах страны. Например:

• Колледж Министерства иностранных дел РФ.
• Колледж Московского финансово-юридического университета.
• Технологический колледж № 21.
• Колледж сферы услуг № 3.
• Колледж Алтайского госуниверситета.
• Многопрофильный колледж профессионального образования Удмуртского госуниверситета.
• Волгоградский технологический колледж.

Для поступления в вузы надо сдать ЕГЭ по русскому языку, истории, обществознанию или иностранному языку (предметы устанавливают сами учебные заведения). В колледжи зачисляют по результатам конкурса аттестатов.

Общие положения

1.1. Документовед относится к категории специалистов.

1.2. На должность:

— документоведа принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;

— документоведа II категории принимается (переводится) лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;

— документоведа I категории принимается (переводится) лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

1.3. Документовед должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

— порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

— методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

— порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

— организацию архивного дела;

— нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

— основы программирования;

— методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

— основы эргономики, социальной психологии, социологии;

— документообразование;

— отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы трудового законодательства;

— Правила внутреннего трудового распорядка;

— правила охраны труда и пожарной безопасности;

— ______________________________________________________________________.

1.4. Документовед в своей деятельности руководствуется:

— Уставом (Положением) _______________________________________________;

(наименование организации)

— настоящей должностной инструкцией;

— ____________________________________________________________________.

(иными актами и документами, непосредственно связанными

с трудовой функцией Документоведа)

1.5. Документовед подчиняется непосредственно _________________________

(наименование

должности руководителя)

1.6. В период отсутствия документоведа (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.7. ___________________________________________________________________.

>2. Функции

2.1. Организация документационного обеспечения управления.

2.2. Контроль за соблюдением порядка оформления, классификации и хранения документов.

Обязанности и должностная инструкция документоведа

Активное развитие предпринимательской деятельности и увеличение количества документов во всех сферах способствовало популяризации ряда профессий. Одной из них является документовед. Что входит в обязанности документоведа? Чем регламентируется его профессиональная деятельность? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кто такой документовед?

Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.

Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.

Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.

Где может работать документовед:

• в министерствах и ведомствах,
• в государственных и местных органах власти,
• в административных службах,
• в ведомственных архивах,
• в органах ведомственного управлении,
• в коммерческих структурах,
• в организациях, занимающихся разработкой информационных систем и др.

Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.

Требования к документоведу

Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:

• ответственность;
• внимательность;
• аккуратность;
• скрупулезность;
• усидчивость;
• грамотность;
• хорошая память;
• самоорганизованность;
• дисциплинированность;
• коммуникационные навыки.

Кроме того, документовед должен:

• иметь среднее или высшее образование по специальности «Документоведение» или смежным специальностям;
• уметь работать с ПК;
• знать архивное дело;
• знать порядок оформления, классификации и хранения документов;
• иметь опыт работы с документацией.

Общие положения

1.1. Документовед относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется .

1.2. На должность документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Документовед должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

— порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

— порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

— организацию архивного дела;

— нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

— основы программирования;

— методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование;

— отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

Какими нормативными актами регламентируется деятельность документоведа

Обязанности документоведа прежде всего регламентируются должностной инструкцией. Также требования к специалистам устанавливают иные нормативные документы:

Единый квалификационный справочник должностей (утв. постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787) ;

Перечень обязанностей

На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:

• составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
• систематизировать документооборот;
• организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
• заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
• сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
• передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
• наводить порядок во входящих документах;
• создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
• готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.

Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.

Теоретические знания

В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.

Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.

Одно из основных умений современного документоведа – грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.

Содержать документы в архиве – не так уж и просто, как может показаться. Документоведу потребуются знания правил хранения деловых бумаг и техусловий. Сначала все надо систематизировать по назначению, степени секретности, срокам и условиям их хранения. Затем – оптимизировать поиск.

Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование – обязательный шаг к получению этой должности.

Личные качества

Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь – способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.

Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией

Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги – все это может влететь предприятию в копеечку

Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.

Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.