Заполнение кассовой книги форма ко-4

Правила ведения

Порядок ведения кассовой книги в обновленном варианте существует с 2014 года в соответствии с указанием Центрального банка. Этим указанием закреплен новый формат осуществления кассовых операций, однако же, внешний вид документа остался прежним.

Ведение кассовой книжки зависит от формата ее существования.

Как известно, на сегодня существует возможность вести кассовую книгу в двух вариантах:

• печатном (заполняется от руки);
• электронном (автоматизированный вариант).

Правила заполнения печатной кассовой книги:

• Бланки для всех одинаковы и имеют установленную форму. Не может существовать на предприятии какая-либо «особенная» кассовая книга, которая бы отличалась от установленной законодательством. Это связано с упрощением для самих предприятий процедуры оформления. Унификация позволяет упростить учет, способствует достижению единого и четкого результата.
• Кассовая книга оформляется каждый год, то есть отчетный период, показывающий движение наличных на предприятии равен календарному году.
• Что касается заполнения, то в ней нумеруется каждый листок. Не допускается пропуск страниц. Все страницы  книги сшиваются, в конце указывается общее количество пронумерованных листов, сама книга скрепляется подписью руководителя и печатью организации.
• Кассир в книге, оформленной вручную, ведет записи в двойном экземпляре. Это связано с тем, что один экземпляр является элементом кассовой книги, а второй – элемент отчета перед бухгалтерией. Каждый кассир должен избегать исправлений, ошибок и каких-либо помарок.

Правила заполнения электронной кассовой книги:

• Практически существуют незначительные различия между печатной ручной и электронной книгой, но все же определенные нюансы существуют. Оформленная в электронном виде книга распечатывается, чтобы иметь материальный вид.
• В конце года, как и «ручная» книга, скрепляется подписью и печатью. Обложка также распечатывается в конце года.
• Если же на предприятии ведется кассовый электронный реестр, допускается поквартальное оформление кассовой книги. В отличие от рукописаного варианта, в которой второй экземпляр отрезается по соответствующей вертикальной линии, электронные книги разрезаются по горизонтали, и второй вариант является также отчетом кассира.
• Кассир обязан вносить записи ежедневно, указывая при этом в начале рабочего дня остаток на счету, а в конце дня после учета проведенных операций за день итог за день, где закрепляет внесенную сумму в кассу, а также растраты. Каждая операция, проведенная за день, должна быть отражена в книге.

Ведение КО-4 вручную

Некоторые организации ведут КО-4 вручную, поэтому заводят ее на определенное время (зависит от количества страниц).

Нумерация листов осуществляется до начала работы с ней, а общее количество заверяется на последней странице руководителем и главным бухгалтером.

Кассовая книга прошивается и опечатывается мастичной печатью так, чтобы нельзя было вынуть листы.

Варианты заполнения кассовой книги

1. Вертикальное расположение страниц. При таком раскладе вся информация за день располагается на одной страничке. Отчет кассира составляется двумя способами:
   • Отчет кассира – следующая страница книги. Первые и вторые экземпляры страниц нумеруются одинаковыми номерами. При заполнении шариковой ручкой между листами кладется копирка. Вторые экземпляры отрываются и являются отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге.
   • Отчет кассира — вкладной чистый лист. Нумерация — сплошная. На чистом листе печатается «Отчет кассира за «__» ______г». Записи ведутся через копирку. В конце рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге.
2. Горизонтальное расположение страниц.Каждая страница книги включает в себя две равные части: с горизонтальной разлиновкой оформляется кассиром, как первый экземпляр, а без горизонтальных линеек, как второй экземпляр лицевой и оборотной сторон через копирку шариковой ручкой. Для этого лист необходимо сложить по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копирку. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части.
   Первым и вторым частям листов присваивается один номер. Первые части остаются в кассовой книге, а вторые отрывают, так как они являются отчетом кассира и до конца дня не отрываются.
   При заполнении бланка вначале заполняются приходные документы, а потом уже расходные.
   В конце рабочего дня подводятся итоги операций, выводится остаток денежных средств в кассе на следующее число. После чего кассир передает (под роспись) в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами.
   Правильность ведения кассовой книги проверяет главный бухгалтер организации.

В случае, если среди остатка денежных средств есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий, их сумму указывают в отдельной строке (см. лимит остатка кассы).

Кассовая книга заполняется от руки

Перед началом работы с кассовой книгой ее листы надо пронумеровать и прошнуровать. Количество листов указывается на последней странице кассовой книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации.

Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров):

• первая всегда остается в книге;

• вторая — отрывная.

Алгоритм заполнения кассовой книги следующий:

1. В начале смены кассир, то есть работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций:

• по пунктирной линии (линии отреза) подгибает отрывную часть листа под первую и вкладывает между ними копировальную бумагу;

• указывает дату и сумму остатка наличных на начало дня, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции.

2. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом приходно-расходном ордере (ПКО) и  расходно-кассовом ордере (РКО), оформляемые на полученные и выданные наличные деньги соответственно.

Строка «Перенос» кассовой книги с общей суммой принятых и выданных к этому моменту наличных заполняется:

• или в конце смены;

• или когда одной страницы листа не хватило для записей за смену.

Если одного листа книги не хватило для всех записей за смену, записи вносятся в следующий лист, в котором в строке «Касса за» указывается та же дата.

3. В конце смены кассир:

• подсчитывает и указывает в кассовой книге общую сумму полученных и выданных денег (обороты по кассе) и остаток наличных на конец дня. При этом сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, указывает дополнительно в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии»;

• ставит в кассовой книге свою подпись и указывает фамилию и инициалы.

4. После этого кассир передает кассовую книгу вместе с полученными за день ПКО и РКО бухгалтеру или главному бухгалтеру.

5. Бухгалтер, сверив записи в кассовой книге с данными ПКО и РКО:

• указывает в кассовой книге прописью общее количество полученных ПКО и общее количество полученных РКО и расписывается;

• возвращает книгу кассиру, оставляя себе ПКО, РКО и отрывную часть листа кассовой книги.

При этом, если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не вносятся.

Инструкция по заполнению кассовой книги

В соответствии с новым Указанием, весь порядок ведения кассовой документации будет делиться на: обычный и упрощенный. По простому порядку документацию будут вести ИП и субъекты малого предпринимательства, а соблюдать обычный порядок должны все юридические лица, кроме банков.

Подписи в кассовой документации должны проставлять бухгалтер и кассир. Если на предприятии отсутствует бухгалтер, тогда подписи проставляет руководитель организации. А также, если кассовые операции осуществляет только предприниматель, то в документации достаточно его подписи.

С начала июня 2014 платежные агенты для учета денежных средств, которые были получены по средствам агентской деятельности, обязаны вести отдельную кассовую книгу. Также отдельными ордерами должны оформляться все операции по принятию и расходу денежных средств в рамках деятельности платежного агента.

Важно, что после нового Указа Центрального банка, все формы документов не претерпели изменений. Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное оформление данной операции на основании 6 документов:

Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное оформление данной операции на основании 6 документов:

• книга для учета выданных и принятых денег необходима для учета движения денежных средств в течение дня;
• приходный и расходный кассовые ордеры, предназначенные для оформления поступления и выдачи в кассу наличности;
• кассовая книга, необходимая для сбора информации обо всех операциях с наличными деньгами;
• платежная ведомость для учета выплаченной заработной платы;
• расчетно-платежная ведомость, предназначенная для учета рабочих часов, удержаний и выплат заработной платы работникам.

В бумажные кассовые документы, кроме приходного кассового ордера, можно вносить исправления. Они должны оформляться особенным образом. Рядом с каждой поправкой необходимо указать инициалы лиц, которые исправили данные, а также дату исправления.

Как заполняется кассовая книга в свете произошедших изменений?

1. Всю кассовую документацию разрешается вести в электронном формате. Исправления в данных документах недопустимы. Для подтверждения документов необходима электронная подпись.

2. Не требуется заполнение отчетов кассира (второго листа кассовой книги).

3. Единый приходный кассовый ордер теперь можно оформить не только на основании дневной контрольной ленты кассового аппарата, но и на основании БСО.

4. Получателю больше не нужно указывать сумму полученных наличных письменно в расчётном кассовом ордере.

5. Для выдачи денег в подотчет работнику необходимо оформить в произвольной форме заявление, в котором будет указана сумма наличных и срок, на который выдаются денежные средства, дата и подпись директора.

6. В ведомостях о выдаче заработной платы по-прежнему напротив фамилии работника указывается «депонировано», а вести реестр депонированных средств больше не требуется.

Образец оформления кассовой книги

Образец кассовой книги обязательно учитывает следующие правила:

• на титульном листе обязательно указание полных реквизитов юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также временной промежуток, на который заводится книга;
• на бланке листов, сверху, указывается полная дата заполнения листа;
• в ячейке «остаток средств на начало рабочего дня» цифрами вносится сумма денежных средств, находящихся в кассе на начало дня. Эта цифра переносится из ячейки «остаток средств на конец дня» за предыдущий рабочий день;
• по данным расходного и приходного кассовых ордеров заполняются с 1 по 5 столбцы;
• в первом столбце указывается номер ордера;
• во второй столбец вносятся фамилия и инициалы лица, которое получило либо сдало деньги в кассу;
• третий столбец заполняется только организациями;
• суммы расхода и прихода вносятся в остальные два столбца;
• сумма всего расхода и прихода, указанных в предыдущих строках, вносится в поле «перенос»;
• на все незаполненные ячейки ставится прочерк;
• в ячейку «итого за день» цифрами вносятся отдельно суммы прихода и расхода за рабочий день;
• в ячейке «остаток на конец дня» указывается остаток наличных в кассе, который необходимо рассчитывать по формуле:

ОНД+СПД-СРД, где

ОНД — остаток наличных средств на начало дня,

СПД — сумма прихода за рабочий день;

СРД — сумма расхода за день.

• ниже расписывается кассир и бухгалтер (или руководитель предприятия);
• еще ниже указывается количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Кассовая книга как основной документ кассира

Ведение операций по кассе осуществляется работником организации в соответствии с приказом и должностными инструкциями. В маленьких фирмах это может быть руководитель, но чаще всего в этой роли выступает кассир. С ним заключается обязательно договор о материальной ответственности. На крупных предприятиях кассиров может быть несколько, в этом случае они подчиняются главному кассиру.

Основным документом, который подтверждает прием и расходование денежных средств, является кассовая книга (форма 0310004). Она состоит из перечня приходных (ПКО) и расходных (РКО) ордеров по кассе установленной формы, а также содержит в себе информацию об остатке наличных денег на начало и конец дня. Сами ордера подшиваются в отчет кассира (документ формы № КО-3).

Кассовая книга и отчет кассира являются основными документами в бухгалтерском учете для ведения счета 50.

В Постановлении РФ №88 от 18 августа 1998 года об утверждении специальных форм первичных документов даны образцы форм ПКО № 0310001, РКО №0310002 и формы 0310004 кассовой книги.

Кассовая книга обязательно должна быть прошнурована, пронумерована, заверена печатью организации, а также подписями руководителя и главного бухгалтера.

Форма приходного кассового ордера

Для оприходования денежных сумм, полученных наличными, в кассу используют бланк формы КО-1, утвержденный Госкомстатом России (Постановление от 18.08.98 № 88), номер формы по ОКУД – 0310001.

Допускается заполнение документа как вручную, так и в электронном виде.

Приходный ордер могут оформлять:

• Главный бухгалтер;
• Бухгалтер, кассир, иное лицо, назначенное руководителем исполнять обязанности кассира;
• Руководитель или ИП при отсутствии вышеуказанных лиц.

В приходном ордере не допускается внесение исправлений. Некорректно заполненный документ, или документ, в котором присутствует ошибка, помарка должен быть уничтожен и оформлен заново.

На документе расписываются главный бухгалтер и бухгалтер либо кассир. Если этих должностей нет на предприятии, ордер должен подписывать руководитель.

Где можно скачать образец?

Для того, чтобы скачать образец приходного кассового ордера нажмите на ссылку.

Образец приходного кассового ордера.

Порядок заполнения бланка приходного ордера

Заполнение полей основной части бланка происходит следующим образом:

1. В соответствующем поле заполняется официальное наименование организации согласно учредительным документам.
2. Для обособленных подразделений предприятия (если они есть) заполняют поля «Структурное подразделение» и «Код структурного подразделения».
3. В поле «Номер документа» проставляют номер ордера по порядку. Нумерация ордеров открывается заново для каждого календарного года.
4. В поле «Дата документа» должно быть указано число, когда деньги поступили в кассу.
5. В поле «Дебет» указывается счет бухгалтерского учета, на котором будут учтены поступившие средства: 50 «Касса» (ИП, не использующие план счетов в своей работе, проставляют прочерк в этой графе и в графе «Кредит»).
6. В поле «Кредит» должен быть проставлен номер счета, на котором отражается источник поступления денег: 51 для поступлений с расчетного счета, 90.1 для принятия в кассу выручки, 71 для расчетов по подотчетным суммам, 62 для поступлений от покупателей и другие.
7. В графе «Сумма» табличной части ордера проставляется поступившая в кассу сумма цифрами (рубли и копейки разделяются черточкой: 34000-90).
8. В строке «Принято от» прописывается ФИО физического лица (например, сотрудника или учредителя), от которого поступили денежные средства, или наименование организации.

При регистрации ИП обязательно открывается расчётный счёт. Каким образом происходит снятие средств с этого счёта вы можете узнать из этого материала. 

Пример приходного кассового ордера в 1С.

В строке «Основание» прописывается, какие средства поступили и на основании какого документа (если есть, актуально не для всех видов операций). Например:

• Поступление выручки (за какое число)
• Получение денежных средств наличными в банке (наименование банка, у организации их может быть несколько) по чеку на определенные расходы (указать вид расходов);
• Внесение вклада в уставной капитал наличными;
• Возврат остатка подотчетной суммы по авансовому отчету;
• От (наименование фирмы) через (ФИО лица, уполномоченного внести денежные средства) для оплаты (наименование товара, услуг или другого основания поступления денег);
• От работника организации в возмещение ущерба, недостачи и проч.

В строке «Сумма» указывается принимаемая сумма наличных. Целые рубли заполняются прописью, копейки – цифрами. Сумма прописывается с заглавной буквы без оставления интервала в начале строки.

Если ордер был заполнен вручную, то в пустом месте строки, оставшемся после заполнения суммы прописью, следует прочертить черту теми же чернилами. Если в табличной части после суммы не стояли копейки, то в графе копеек ставится прочерк.

В поле «В том числе» заполняют ставку и соответствующую ей сумму НДС (цифрами). Если организация не платит НДС или операция не подлежит обложению им, то в строке пишется: «без НДС».

В строке «Приложение» указывают данные документа, на основании которого поступили наличные (если он предусмотрен для данной операции): номер и дата договора с покупателем, номер и дата банковского чека, авансового отчета, товарной накладной или бланка строгой отчетности.

Заполняется строка «Наименование организации», проставляется номер и дата ордера, на основании которого она заполнена. Графы «Принято от» и «Основание» заполняются теми же данными, что и основная часть документа. Заполняется сумма цифрами, а затем прописью. Проставляется дата поступления денег.

При увольнении сотрудника зарплата может быть выдана за неполный месяц. Информация о том, как правильно производить расчёты в таком случае есть здесь.

Структура кассового ордера.

Особенности для электронных книг

Все реже осуществляется заполнение кассовой книги вручную, так как многие компании предпочитают переходить на электронный документооборот. Поэтому и этот документ заполняется в электронном виде. Чтобы выполнить этот процесс грамотно, учитываются следующие правила:

• как только документ будет полностью заполнен, он обязательно распечатывается;
• распечатанная документация сшивается и скрепляется подписью директора фирмы;
• если в фирме ответственное лицо занимается ведением кассового реестра в электронном виде, то допускается оформлять книгу поквартально;
• записи должны вноситься ежедневно назначенным лицом;
• обязательно указывается в начале дня остаток денег на счете, а в конце дня подводится итог на основании проведенных операций за один день работы;
• любые операции, реализуемые в течение дня, обязательно указываются в книге.

К преимуществам использования электронного варианта относится то, что если кассир по разным причинам допустит какую-либо ошибку, то ее можно будет легко и оперативно исправить.

Образец заполнения КО-4

Форма КО-4 состоит из одинаковых листов, состоящих из лицевой и оборотной части. Порядок ведения кассовой книги строго регламентирован, поэтому нужно придерживаться определенных правил ее оформления.

Прежде, чем вносить записи о выдаче и поступлении наличных денег, лист нужно согнуть по линии отреза таким образом, чтобы отрывная часть оборотной стороны оказалась под неотрывной части лицевой стороны. Между ними подкладывают копировальную бумагу. При внесении записей на лицевой стороне неотрывной части они отражаются одновременно и на отрывную часть. После этого начинают вноситься записи в кассовую книгу шариковой ручкой.

В начале дня указывается текущая дата и остаток денег в кассе. Все суммы отражаются в рублях и копейках. Далее отражаются записи о кассовых операциях, при этом заполняются следующие графы формы КО-4:

• Номер документа – номер кассового ордера, на основании которого были выданы или получены наличные средства;
• Наименование лица, сдавшего или получившего деньги: для физических лиц – ФИО, для юридических лиц – название организации;
• Содержание кассовой операции – кратко о назначении прихода или расхода денег.
• Корреспондирующий счет – номер счета, корреспондирующий со счетом учета наличных денег (со счетом 50). Корреспондирующий счет зависит от назначения выданных или полученных сумм, при выдаче денег отражается дебет корреспондирующего счета, при получении — кредит. Например, при выдаче денег под отчет здесь следует указать кредит сч. 71, а при оплате поставщику – кредит сч. 60, при получении оплаты от покупателя – дебет сч.62.
• Приход – здесь пишется наличная сумма, поступившая в кассу по ПКО;
• Расход – наличная сумма, выданная из кассы на основании РКО.

Таким образом происходит оформление кассовой книги для каждой операции, записи в форму КО-4 вносятся до строки «перенос», в которой происходит подсчет итоговых сумм за день: в графе «приход» складывается остаток на начало дня и все поступившие за день суммы, указанные на этом листе, в графе «расход» складываются все выданные за день суммы, указанные на этом листе. Далее лист выпрямляют и сгибают так, чтобы оборотная сторона неотрывной части, оказалась над лицевой стороне отрывной части, подкладывают копирку и продолжают вести записи прихода и расхода.

Заполнение кассовой книги продолжается до строки «итого за день», где подводятся итоговые значения поступивших и выданных сумм. Строкой ниже выводится остаток на конец дня, полученный путем вычитания из прихода за день расхода за день. Кассир, ответственный за ведение кассовой книги, ставит свою подпись.

Все не заполненные строки формы КО-4 прочеркиваются буквой Z. Под подписью кассира цифрой указывается количество приходных и расходных кассовых документов.

Отрывная часть кассовой книги отрезается и вместе с подтверждающими кассовыми документами передается в бухгалтерию. Неотрывная часть (оригинал) остается в кассовой книге форма КО-4.

Помимо кассовой книги, необходимо ежедневно заполнять еще ряд отчетов, связанных с ведением кассы: журнал кассира-операциониста КМ-4 (скачать образец КМ-4) и отчет по форме КМ-6, скачать образец заполнения которого можно здесь.

Разрешается или нет ведение?

Согласно положениям вышеупомянутого Указания ЦБ РФ №3210-У, к кассовым документам хозяйствующего субъекта относятся только ордера РКО/ПКО, которыми оформляются соответственно расходование и поступление наличности.

По сути, книга является важным бухгалтерским регистром, фиксирующим любые факты поступления и расходования наличных денег.

В неё ежедневно вносятся сведения из РКО и ПКО – кассовых ордеров, удостоверяющих движение денежных средств у организации и ИП. По итогам каждого дня выводится остаток по кассе.

Регистр кассовой книги рекомендуется вести по официально утвержденной форме КО-4. Однако хозяйствующий субъект может разработать, утвердить и применять любую иную форму, содержащую при этом все необходимые сведения.

Кроме того, регламентом ЦБ РФ допускается ведение книги в электронном виде, что подразумевает использование для этого компьютерной техники и подходящего программного обеспечения.

Иначе говоря, специальная компьютерная программа должна отображать электронный файл кассовой книги с возможностью его регулярного редактирования.

Предпочтительной является табличная форма отображения данных, структура которой максимально соответствует вышеупомянутому стандарту КО-4.

Электронная форма кассовой книги, содержащая типичные поля (графы), легко заполняется с помощью клавиатуры и компьютерной мыши.

Как правило, функционалом программы предусматривается возможность распечатки сохраненных данных на бумажном носителе.

Нормами актуального законодательства предусматривается заполнение электронного регистра в конце каждого операционного дня, если в этот день осуществлялись приходные или расходные транзакции с наличностью.

Результатом данной процедуры является формирование документации, состоящей из условных двух листов:

• лист, содержащий номера и реквизиты;
• лист отчета, составленного самим кассиром.

Кассир распечатывает данные листы, внимательно изучает их содержание, а затем подписывает эти бумаги, если отсутствуют ошибки и неточности заполнения. Листы нумеруются и отправляются в кассу для дальнейшего хранения. Как исправлять ошибки в кассовой книге?

К завершению отчетного года производятся комплектация и подшивка всех экземпляров – формируется книга. Составленные отчеты направляются непосредственно в бухгалтерию.

Как вести — основные правила

Как уже говорилось ранее, заполнение электронного регистра книги осуществляется посредством внесения нужных сведений в готовую компьютерную форму, исполненную обычно как таблица.

По итоговой строке выводится кассовый остаток, являющийся результатом соответствующих вычислений. Кассир проверяет полученные данные, сверяет их с ордерами ПКО/РКО, сравнивает выведенную сумму остатка с фактической величиной наличных денег.

Кассовая наличность в пределах установленного лимита остается в организации, а сверхнормативные средства передаются (инкассируются) в банк.

Электронный формат ведения подразумевает как ручное, так и автоматизированное заполнение соответствующего регистра.

Ручное заполнение осуществляется следующим образом:

• Сравнение остатка наличности на начало дня актуальной страницы с остатком наличности на конец дня предшествующей страницы. Эти показатели должны совпадать.
• В соответствующей графе прописываются номера документов ПКО/РКО.
• Корректно указываются необходимые номера корреспондирующих счетов бухучета (зарплата, расчеты с покупателями, расчетный счет, прочие счета).
• Подводятся итоги по сведениям прихода/расхода наличности. Выводится сумма остатка наличности на конец текущего дня.
• Если все соответствует действительности и отсутствуют ошибки, бухгалтер и ответственный кассир проставляют свои ЭЦП (электронные подписи).

Автоматизированный вариант ведения книги позволяет существенно ускорить данный процесс, так как осуществляется одновременное внесение данных во вкладной лист и отчет самого кассира.

Программа самостоятельно нумерует страницы (по возрастанию). Общее количество созданных листов и результаты по денежным суммам автоматически вычисляются нарастающим итогом.

Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка

Проще всего организовать ведение кассовой книги в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить сведения о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток по счету и распечатать листы кассовой книги за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.

Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы кассовой книги необходимо сформировать в журнал и прошить. На последней странице должно указываться общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати компании, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств

Исправления в кассовой книге

При любом способе ведения в книге не допускаются какие-либо помарки или исправления. Если при заполнении книги была допущена ошибка, есть два способа внесения изменений:

1. В том случае, если ошибка не влияет на итоговую сумму денежных остатков, неверное значение зачеркивается одной чертой, а над ним или под ним ставятся правильные данные. Внесенное исправление заверяется подписями ответственных лиц — кассира и главного бухгалтера.
2. Если из-за допущенной ошибки в отражении сумм остатков появились изменения, необходимо полностью аннулировать страницу и составить новые кассовые листы, уже с внесением правильных данных. Ошибочные листы при этом перечеркиваются.

В последнем случае лицо, которое допустило ошибку (кассир) составляет рапорт на имя главного бухгалтера или директора. Далее назначается специальная комиссия, ответственная за внесение в кассовую книгу исправлений. После того как коррективы будут сделаны, кассир составляет соответствующую справку — с указанием допущенных ошибок и внесенных исправлений.

При изменении данных в кассовой книге нужно неукоснительно соблюдать все установленные требования. В противном случае сотрудники налоговой инспекции в ходе проведения проверки могут обнаружить имеющиеся нарушения и оштрафовать предприятие. Однако при этом стоит учитывать, что право на штраф есть только в том случае, когда выявленное нарушение и дата проверки имеют разницу во времени не более двух месяцев.

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно на основании заявления от сотрудника или приказа директора (другого распорядительного документа). Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, но в нем должны быть такие данные:

• Фамилия, имя и отчество подотчетного лица;
• номер документа;
• сумма к выдаче;
• срок;
• назначение (опционально);
• дата, подпись.

Если составляется заявление, в нем сотрудник должен указать практически те же данные: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККТ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придется удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Примечание: до 19 августа 2017 года запрещалось выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам. Но теперь это правило отменено.

Кассовые документы при работе с наличными

­Все кассовые операции должны оформляться первичными кассовыми документами. Документальное оформление кассовых операций строго регламентировано. Перечислим основные правила.

Несмотря на то, что с 2013 года большинство унифицированных форм перестало быть обязательными, кассовые документы оформляются строго на бланках, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88. Для выдачи заработной платы и стипендий применяются формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Кассовые документы оформляют и подписывают уполномоченные лица:

• кассир;
• старший кассир (назначается, если в организации несколько кассиров);
• главный бухгалтер;
• руководитель.

Кассир снабжается образцами подписей уполномоченных лиц и печатью (штампом) с реквизитами, подтверждающими проведение кассовой операции.

Кассовые документы могут оформляться:

• на унифицированных бланках от руки с проставлением собственноручных подписей участников операции;
• на печатных бланках в бумажном виде с проставлением собственноручных подписей участников операции;
• в электронном виде с применением программы защиты от несанкционированного доступа и электронной подписи в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Исправления в кассовых документах ни в бумажном, ни в электронном виде не допускаются (п. 4.7 Указания ЦБ РФ N 3210-У).